Gestionar el día a día en una empresa no siempre resulta sencillo. La coordinación en la ejecución de tareas dentro de un mismo proyecto o el reparto de las mismas de manera ordenada puede ser mucho más complejo de realizar de lo que parece, así que cualquier elemento que pueda contribuir a simplificar este tipo de situaciones es siempre bienvenido en las empresas, tanto las grandes como las PYMES.
El uso de técnicas de brainstorming grupales puede ser completamente necesario para encontrar soluciones creativas en multitud de situaciones diferentes. Pero incluso este tipo de tareas necesitan de una ejecución ordenada y lineal. Es por ello que el uso de material de oficina como los Post it para anotar todo tipo de ideas o el uso de una Pizarra Magnetica para complementar las explicaciones verbales es totalmente necesario para la gestión y diseño de un proyecto.
Etapas en el diseño y gestión de un proyecto empresarial
A la hora de diseñar un proyecto empresarial dentro de un negocio es necesario organizarse para evitar dejar atrás pasos que pueden ser de gran importancia. En primer lugar es necesario fijar un espacio de trabajo en el que el equipo encargado de desarrollar y ejecutar el proyecto pueda reunirse y trabajar con tranquilidad. Este espacio debe fomentar la creatividad y el trabajo en equipo y, tal y como hemos dicho antes, la existencia de elementos como los post it y las pizarras magnéticas resulta fundamental.
Una vez elegido el espacio de trabajo es necesario crear un calendario correctamente organizado en el que el equipo tendrá que diseñar y ejecutar el proyecto. De esta forma conocerán en todo momento el tiempo con el que cuentan para llevarlo a cabo. Además de este calendario es necesario también realizar el reparto de tareas entre cada uno de los miembros así como los plazos de entrega para cada uno de ellos. Finalmente será necesario diseñar etapas intermedias en la ejecución en las que se analizará el grado de cumplimiento de los objetivos y si son necesarias medidas correctoras para cumplir con los mismos.
Otros métodos de gestión de proyectos
Además de todo lo anterior existen en la actualidad multitud de herramientas tecnológicas que pueden ser de utilidad para gestionar un proyecto de manera coordinada y eficiente. Esto es posible gracias al uso de diferentes tecnologías desarrolladas por empresas punteras llamadas «gestores de proyectos» cuyo cometido no es otro que diseñar una interfaz en la que se pueda gestionar un proyecto de manera global.
Este tipo de gestores de proyecto permiten crear proyectos, repartir las tareas, conocer el grado de cumplimiento de las mismas por cualquier miembro del equipo, plantear reuniones, trasladar tareas de un miembro del equipo a otro o fijar notificaciones en el calendario para fechas destacadas, entre otras soluciones de gran ayuda para cualquier trabajador en su día a día en la empresa.
El caso de Trello
La herramienta de gestión de proyectos Trello es quizás una de las más conocidas por las empresas. Su apuesta por la colaboración entre los empleados a través de su herramienta la convierte en el complemento ideal para proyectos en los que intervienen un buen número de trabajadores. Es sencilla, intuitiva y permite ir marcando los procesos o tareas terminadas. Además se puede visualizar y seguir la evolución del proyecto, organizar tareas y asignarlas, realizar anotaciones en las mismas, recibir un correo electrónico ante tareas finalizadas o modificadas e incluso arrastras archivos para adjuntarlo al tablero (texto, fotos, elementos de Google Drive, etc.).
Similares a Trello existen otras herramientas cuyo uso puede ser gratuito o de pago con funciones añadidas. Es el caso de herramientas como Slack, para evitar cadenas de correos electrónicos a través de un chat interno; Asana, una herramienta global para la gestión de proyectos con múltiples funcionalidades; o Remember the Milk, uno de los gestores de proyectos más innovadores con un sistema de notificaciones de lo más versátil.
Como se puede apreciar, la gestión de proyectos en una empresa necesita de todo tipo de herramientas y complementos para favorecer el diseño, el reparto de tareas y la correcta organización de las mismas. El uso de materiales como pizarras o post its puede ser de gran ayuda y, si se complementa con herramientas digitales de gestión de proyectos, el resultado puede ser excepcional.
CEO de Marketers Group. Agencia de marketing digital especializada en servicios de SEO, Publicidad digital y Business Analytics. Director del portal Tiempodenegocios.com. Formador in-company para empresas como Bayer, Roche, Evercom, Claró Partners entre otras.
