La estrategia de organización de un evento implica prestar atención a cada uno de los detalles del mismo para ofrecer una experiencia única a los asistentes y lograr un objetivo, independientemente del que sea: posicionar una marca, captar nuevos clientes o incluso homenajear a un familiar.
En este artículo os damos las claves más importantes a tener en cuenta para logar el éxito de un evento antes, durante y después del mismo.
Índice del contenido
Planificación
Definir el objetivo principal del evento y trazar unas líneas o guías preliminares de los aspectos principales del mismo (como la fecha, presupuesto, número de invitados, el espacio donde va a tener lugar…) es una de las claves del éxito.
Apoyo en las nuevas tecnologías
Existen muchas herramientas tecnológicas que pueden ayudar en la gestión y difusión del evento: una idea es crear una web o app que recoja toda la información y donde los invitados puedan confirmar la asistencia, o hacer uso de plataformas de venta de entradas (en caso de que no sean invitaciones privadas) que acepten múltiples métodos de pago.
Escoger el espacio ideal para el evento
El lugar de celebración del evento es probablemente lo más importante para que los asistentes se sientan cómodos y al mismo tiempo sorprendidos.
Organizar evento, workshop, reunión o fiesta de empresa a través de plataformas como Privateaser, que cuenta con más de 1000 establecimientos en toda España, agilizará las gestiones en gran medida ya que se encargan de realizar los trámites de reserva en función de la fecha escogida, número de asistentes, y zona de preferencia del organizador. Todos los espacios pueden ser tematizados y adaptados a las necesidades para crear una experiencia única.
Es importante controlar aspectos como la disponibilidad de parking, red wi-fi, y servicio de catering, que van ligados al espacio escogido.
Presentación y conducción del evento
En caso de ser un evento de presentación de producto, o que requiera de algún tipo de conferencia, contar con una persona que dinamice, guíe el acto y pronuncie un speech al inicio es garantía de éxito. Al mismo tiempo encontrar a la persona ideal puede suponer un reto ya que es críticamente relevante enganchar a la audiencia y hacerla partícipe del discurso, así como mantener la motivación durante el desarrollo del evento para que los asistentes disfruten de cada minuto del acto.
La persona escogida sirve como nexo de unión entre la audiencia y la presentación e incluso a veces funciona como reclamo y atractivo para generar convocatoria y atraer público al evento por lo que debe contar con dotes comunicativas y muchos recursos que refuercen el mensaje a transmitir y el sentido del evento.
Branding, merchandising y obsequios
Todos los elementos dentro del evento, bien sea corporativo o privado, deben tener consonancia entre sí. Pueden tener una temática, o estar ligados al producto presentado, al público asistente o incluso a la época del año. Esto es el “branding” del evento.
Generar asociaciones y recuerdo en los invitados debe ser también uno de los objetivos principales y el merchandising juega su papel. Dar un regalo es un modo de agradecimiento, la guinda a un evento realizado con mimo y dedicación.
En cuanto a las últimas tendencias, los expertos coinciden en que los clásicos regalos suelen quedarse en un cajón y apuestan por regalar experiencias, recuerdos que quedan en la memoria de los asistentes por duplicado: la experiencia del evento y la experiencia posterior.
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