Cómo administrar exitosamente la lista de tareas pendientes

Realizar y cumplir una lista de tareas pendientes es muy satisfactorio. Muchas veces sólo el hecho de pensarla, organizarla y escribirla puede ser gratificante y hasta puedes pensar que ya tienes todo el trabajo hecho. Sin embargo, las listas de tareas pueden presentar un problema, su naturaleza dual, a veces puede ayudarte a lograr más cosas de las que imaginaste y otras veces te deja frustrado y abrumado por las que no lograste.

¿Pero cómo puede un pequeño pedazo de papel con una lista crear un conflicto personal? Exploramos por qué a muchas personas les encanta realizar listas de tareas pendientes y cómo realizar una lista ideal puede ayudarte a pasar el día más tranquilo y ocupado.

Fundamentalmente, una lista de tareas pendientes es un intento para organizar nuestras vidas. Al escribir lo que necesitamos lograr, obtenemos una imagen clara y concisa de nuestro día. Esto puede ser relajante y producir calma, después de todo, si todo está notoriamente escrito, no hay espacio para sorpresas. Y esa es en parte la razón por la que escribir listas de tareas nos hace sentir realizados: después de todo, estamos organizando cosas.

Los estudiosos del comportamiento indican que a las personas les encantan las listas de tareas por hacer porque nada más el hecho de realizarlas les brinda la sensación de  tener el control y, para aquellos que posponen las tareas, les brinda la ilusión de ser proactivo, únicamente por el hecho de realizar la lista. Es posible que no completes nada de la lista, pero existe una intención de acción. Sólo el hecho de catalogar mentalmente el trabajo y las obligaciones puede eliminar una gran carga mental y ofrecer satisfacción ya que, de alguna manera, se organizó el mundo personal.

  • Las listas de tareas eliminan las cargas

Escribir la lista de tareas produce sentimientos de alivio ante una carga de trabajo; hay evidencia científica que respalda esa afirmación. En un experimento de la psicóloga rusa Bluma Zeigarnik, estudiosa de en 1927,  hizo que un grupo de sujetos realizara tareas simples que iban desde encordar perlas hasta resolver fáciles acertijos. Algunos fueron interrumpidos en su trabajo; a otros se les permitió completar sus tareas sin limitaciones. Los resultados que obtuvo fueron sorprendentes: la investigación demostró que los participantes podían recordar mejor las tareas que no habían podido completar por culpa de las interrupciones que aquellas que habían terminado. Es decir, que apenas pasaban a la lista de “finalizados”, el cerebro las olvidaba por completo.

Las personas que fueron interrumpidos tenían el doble de posibilidades de recordar y retomar sus tareas que aquellos que se dejaron trabajar libremente. Pero ¿qué significa este estudio para la elaboración de las listas? El hecho de tener la disposición a escribirlas y, afortunadamente, tacharlas, hace que lo que queda por hacer se aferre más firmemente a tu mente. Esto también reduce la probabilidad de que te olvides de algo importante, y de tener que lidiar con todo el estrés y el pánico que se asocia al hecho de recordar una obligación un poco tarde.

  • Las listas de tareas nos dan una perspectiva

Si bien el objetivo de una lista de tareas pendientes es completar todas las tareas, a veces podemos aprender mucho de lo que no logramos. Revisar y analizar tus lista de tareas pendientes te ayuda a observar patrones de evitación, te hace reflexionar sobre el ¿por qué la misma tarea aparece en tu lista dos semanas seguidas sin haberla logrado? ¿qué estás evitando exactamente al no hacer esta tarea? ¿qué pasará cuando termine la tarea?

 Al final de tu semana, siéntate y mira tus viejas listas de tareas pendientes. Observarás lo que se completó sin ningún problema, y también verás qué te hizo “arrastrar los talones” para no completar otras. Se honesto contigo mismo acerca de los problemas y éxitos que experimentaste durante ese tiempo. Esto no solo te enseñará a hacer una lista más real y efectiva, sino que te mantendrá atento a cómo actúas cuando te preparas para hacer diferentes cosas.

  • Las listas de tareas nos ayudan a enfocarnos

Además de darnos una sensación de control en un universo caótico, una lista bien escrita de tareas puede identificar exactamente en qué debemos centrarnos. No hay ambigüedad ni misterio; sus objetivos y tareas están justo frente a tus ojos. Además, las listas ayudan a la mente a concentrarse en lo que es realmente importante. Una buena lista corta todo el trabajo innecesario y te deja con solo las obligaciones fundamentales que necesitas para tener éxito.

Recuerda enfocarte en lo que has hecho y alabarte por eso; recuerda también reflexionar sobre lo que no lograste y trazar nuevos rumbos para hacerlas.

  • Las listas de tareas pueden ser abrumadoras

¿Alguna vez comenzaste a escribir una lista de tareas por hacer y simplemente no podías detenerte? Las listas de tareas deben ser finitas, con un comienzo y un final definidos. Pero a veces nos sentimos demasiado confiados y acumulamos demasiadas asignaciones. De repente, la humilde lista parece bastante desalentadora. Esto puede ser contraproducente, dejándote demasiado abrumado para asumir incluso un solo elemento en la lista. Enfócate en la calidad por encima de la cantidad, crea una lista con tareas que realmente puedas hacer en un tiempo determinado.

Mantenlas cortas, simples, y ve al grano, fracciónala y elige la parte que te resulte más sencilla, o que conozcas mejor. Pregúntate ¿qué es lo que realmente necesitas hacer?. Esto te mantendrá enfocado en lo que importa y te dará una comprensión más profunda de cómo te desenvuelves en su vida diaria.

  • Las listas de tareas pueden darle una falsa sensación de logro

Una lista de tareas solo es útil si inspira una acción real. Escribir las listas más organizadas y mejor planificadas no tiene sentido si no se actúa sobre ellas. Terminar tu lista no te otorga tiempo libre, te otorga tiempo para otras tareas entre las cuales está el descanso y la diversión.

Intenta resistir el impulso de planear con demasiada anticipación. Una vez que la lista se extiende hacia un segundo día o incluso una semana, la probabilidad de progresar disminuye significativamente.

Uno de los mejores consejos es dividir tus obligaciones en tareas más pequeñas y menos desalentadoras.  Al centrarte en fragmentos de trabajo en lugar del conjunto, será mucho más probable que hagas las cosas.

Entonces aprende a amar a las listas de tareas ya que ellas amortiguan la ansiedad sobre el caos; dan una estructura y un plan que puedes seguir sin pensar; y representan la prueba de lo que has logrado, lo cual incrementa la sensación de éxito y progreso. De hecho, tachar una tarea recién realizada potencia la auténtica sensación de felicidad. Como se suele decir: nada como el orgullo del trabajo bien hecho.

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