Para nadie es un secreto que las oficinas y las empresas en general cada día apuestan más por la digitalización de procesos e incluso de mucha de su gestión documental. Pero no es así en todos los casos. En algunas empresas y en estudios creativos la utilización de soportes físicos hace que tener máquinas de oficina de calidad resulte imprescindible.
Eficiencia y exactitud. Lo que se busca con las buenas máquinas de oficina no es más que poder hacer todo de forma más rápida, pero también de forma más precisa, más exacta. Por esa razón, muchas de las siguientes recomendaciones seguramente terminarán siendo útiles en otras tantas oficinas que quizá no lo tenían pensado como prioridad.
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Guillotinas
Cuando se habla de guillotinas, se habla de una de las herramientas de corte más precisas y más poderosas que pueden tener las oficinas y empresas en general a su disposición.
Para muchos ámbitos. Estas máquinas están pensadas para cortar grandes cantidades de papel con la exactitud que el caso requiera, con la seguridad que los usuarios requieran, pero también con una practicidad y facilidad que llama la atención. Aunque en las oficinas se siguen utilizando a menudo, los estudios creativos, las empresas que trabajan en sectores como la publicidad, la arquitectura o el diseño, pueden encontrar en estas máquinas de oficina sus principales aliadas para lograr exactitud en los cortes.
Seguridad ante todo. Es una máquina poderosa, claro está, pero también peligrosa si no se tienen en cuenta algunas medidas de seguridad. Por esa razón, si se adquiere una guillotina u otra herramienta de corte, como las cizallas, lo ideal es tener un espacio alejado del día a día en las oficinas para evitar accidentes.
Impresoras multifunción
La mezcla perfecta entre la digitalización y los soportes impresos la evidencian las impresoras multifunción o multifuncionales.
Si bien es cierto que hay muchas impresoras que sencillamente tienen la función de imprimir, por temas de costes y competitividad lo mejor puede ser apostar por una máquina que aparte de imprimir pueda escanear documentos y sacar copias de algunos que ya estén impresos. De esa manera se tendrá una herramienta que potencie la digitalización de los documentos en papel, pero que también permite rápidamente llevar al plano físico los documentos que se encuentran digitalizados.
Aunque al día de hoy muchas empresas pueden considerar delegar esta necesidad en los servicios de impresión bajo demanda, cuando se miran los costes y se proyectan los mismos, siempre va a terminar compensando más la adquisición de una buena impresora, antes que pagar por realizar cada uno de los servicios y funciones antes mencionados.
Por suerte, en el mercado hay impresoras de todas las gamas y todas las capacidades, y cada una de las oficinas encontrará una que cumpla con las expectativas sin alejarse del presupuesto.
Destructoras de papel
Las destructoras de papel no suelen ser una herramienta tan común en todas las oficinas, pero en más de una ocasión seguro que alguno de los trabajadores o los líderes de dichas empresas quisieron haber tenido una a disposición.
Estas máquinas son interesantes porque hacen que todos los documentos que se coloquen en ellas queden inutilizables, pero que aparte sean mucho más fáciles de reciclar, de tirar a la basura sin riesgos que puedan llegar a comprometer información personal de los trabajadores o clientes, o información confidencial que ponga en jaque algunos procesos internos de las empresas.
Desde luego, por temas de seguridad y por temas de conveniencia, muchas empresas podrán apostar por las destructoras de papel con certificaciones más altas en el mercado. Sin embargo, en la gran mayoría de los casos seguro que bastará con un modelo sencillo, que simplemente cumpla con su cometido de hacer que un documento sea ilegible, impidiendo que las personas con malas intenciones puedan utilizarlos para algo en detrimento de la oficina o la empresa en general.
CEO de Marketers Group. Agencia de marketing digital especializada en servicios de SEO, Publicidad digital y Business Analytics. Director del portal Tiempodenegocios.com. Formador in-company para empresas como Bayer, Roche, Evercom, Claró Partners entre otras.
