La transformación digital es uno de los grandes retos a los que se enfrentan muchas pequeñas y medianas empresas en el presente. De no afrontarlo con garantías, quedarían excluidas del circuito comercial, siendo víctimas del fenómeno denominado como brecha digital.
Las empresas consiguen optimizar sus recursos mediante un proceso de transformación digital adecuado, no solo recursos físicos, sino también materiales y empresariales, pues un buen ejemplo sobre cómo las nuevas tecnologías pueden ayudar a las empresas en este propósito son los software de gestión documental.
En un mundo tan digitalizado como el actual, y donde la evolución es imprescindible para seguir siendo competitivos en el mercado, ya no solo las grandes corporaciones industriales invierten en la transformación digital, también las pymes.
La digitalización de los departamentos es clave para seguir estando a la orden del día. Las herramientas informáticas, como los gestores documentales, consiguen que las pyumes tengan un día a día más fácil, más agilizado, especialmente en una tarea tan laboriosa como la gestión de coumentos.
¿En qué consiste la gestión documental?
La gestión de documentos a nivel empresarial tiene como fin agilizar la información en diferentes formatos y canales. Consiste en facilitar esta tarea a nivel interno, pero también a nivel externo, con proveedores, socios y especialmente los clientes, que son el verdadero motor de cualquier negocio.
En la actualidad, la gestión documental ha pasado a tener gran protagonismo dentro de la transformación digital de los negocios. El volumen de documentos que se genera en cualquier empresa a día de hoy continua con un crecimiento exponencial y puede suponer un quebradero de cabeza si no hay un sistema que ayude a su control.
Por regla general, las organziaciones que cuentan con esos grandes volúmenes de información y datos para transmitir recurren a los sistemas de gestión documental o documentan management systems (DMS). Uno de esos software es Vitradoc.
El objetivo principal de los DMS es administrar el flujo de documentos de la organización o la empresa y darle una correcta salida a través del envío, la impresión, la digitalización o el almacenamiento, y todo eso se puede conseguir mediante un programa como este.
El mercado de la gestión documental ha cambiado. Si bien todavía muchas empresas imprimen grandes volúmenes de documentos, la digitalización y los sistemas que conllevan han llegado para quedarse.
Si se sigue un buen camino hacia la digitalización, este proceso de transformación permite aumentar la eficiencia, la productividad y el ahorro de costes, aportando gran valor a la empresa.
¿Qué aporta a nivel empresarial invertir en este tipo de tecnología?
La eficiencia y la productividad, así como el ahorro de costes, todo guarda relación entre sí, son los aspectos más valorados de este tipo de sistemas. Sin embargo, un aliciente más para acercarse hasta la transformación digital mediante los programas de gestión documental es que añaden una perspectiva ecológica, con más regulación y que cada vez es más demandada.
Hoy en día, ante una crisis ambiental tan presente como la que estamos viviendo, sumarse al carro de las empresas que reducen su impacto ambiental implica ganar en prestigio social, pues los clientes y usuarios valoran cada vez más este aspecto.
Con el gestor documental, las empresas obtienene un sistema integrado que se encarga de tareas engorrosas y laboriosas como archivar, vincular los archivos digitalmente, almacenar todaa la información, ofrecer acceso sencillo y cómodo a todo el personal autorizado para ello y un sinfín de tareas más relevantes para el funcionamiento de cualquier empresa.
Una ventaja añadida de estos software es que el contenido y la información que manejan está integrada en la red, donse se estructuran todos esos documentos. El proceso de búsqueda resulta mucho más fácil, reduciendo el tiempo dedicado a ello.
A través de un buen gestor documental, desde cualquier ordenador de la empresa se puede acceder al gestor sin mayores contratiempos, cualquier empleado con los permisos necesarios puede entrar al sistema y ubicar el documento que necesite.
Es cierto que un programa de este tipo, especialmente si es de calidad, puede suponer una inversión importante para la empresa, pero a medio y largo plazo eso se traduce en ahorro y amortización, pues habrá menos gastos en compra de papel, fotocopiado, impresión y mantenimiento de los equipos, así como una ganancia en productividad al dedicar tiempo laboral a otras tareas de mayor relevancia.
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CEO de Marketers Group. Agencia de marketing digital especializada en servicios de SEO, Publicidad digital y Business Analytics. Director del portal Tiempodenegocios.com. Formador in-company para empresas como Bayer, Roche, Evercom, Claró Partners entre otras.
