Montar cada proyecto desde una hoja en blanco es de las formas más caras de perder tiempo. Si tu equipo repite un tipo de trabajo —una campaña, una auditoría, la entrada de un cliente nuevo— la mitad de las decisiones ya están tomadas de proyectos anteriores. Una plantilla las deja escritas para que nadie tenga que acordarse.
En agosto eso se nota el doble, cuando falta media plantilla: reunimos ocho trucos contra la caída de productividad en verano.
Índice del contenido
Qué resuelve realmente una plantilla
Lo primero, el olvido. En un proyecto de veinte tareas siempre hay dos o tres que solo existen en la cabeza de quien lo hizo la vez anterior: pedir los accesos, avisar a administración, reservar la sala. Cuando esa persona está de vacaciones, esas tareas no aparecen.
Lo segundo, la discusión repetida. Sin plantilla, cada proyecto vuelve a negociar quién revisa, en qué orden y con cuánta antelación. Con plantilla eso ya viene decidido y la conversación se centra en lo que de verdad cambia de un caso a otro.
Y lo tercero, el arranque. Un proyecto que empieza con la estructura puesta se pone en marcha el mismo día; uno que empieza vacío tarda una semana en tomar forma.
Qué debería llevar dentro
Una plantilla útil no es una lista de tareas: es el esqueleto de cómo trabajáis. Como mínimo debería incluir las fases con sus hitos, las tareas fijas que se repiten siempre, quién es responsable de cada bloque por rol y no por nombre, las dependencias que marcan el camino crítico, y los puntos de revisión con quién valida y con cuánto margen.
Conviene añadir también lo que no se ve: los entregables esperados en cada fase y una estimación de dedicación. Sin eso, la plantilla organiza el trabajo pero no ayuda a planificarlo.
Cuándo una plantilla estorba
Cuando se convierte en un formulario que hay que rellenar. Si el equipo empieza a crear tareas que nadie va a hacer solo porque vienen en la plantilla, la plantilla ha dejado de servir y toca podarla. La señal de alarma es fácil de detectar: tareas que se cierran sin haberse tocado.
El punto medio razonable es revisarla cada pocos proyectos y quitar todo lo que no se haya usado dos veces seguidas. Una plantilla viva es corta; una plantilla muerta crece sola.
La siguiente infografía resume el planteamiento en un vistazo.
La infografía
El resumen visual, elaborado por Wrike:
Cuando se trata de crear proyectos de trabajo, ¿por qué empezar desde cero cada vez? Al crear un proyecto a partir de una plantilla, no solo ahorra un tiempo valioso, sino que también aplica las mejores prácticas y también obtiene la garantía de que nada se olvidará o pasará por alto. El uso de plantillas en la gestión de proyectos se describe con más detalle en la siguiente infografía.
Infografía ofrecida por Wrike – Software Para Administracion De Proyectos
