La mayoría de las reuniones malas no lo son por durar mucho, sino por no tener una decisión que tomar. Si al terminar nadie tiene que hacer nada distinto de lo que iba a hacer, esa reunión era un correo.
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La reunión que no debería existir
Hay tres tipos que casi siempre sobran: la de estado, que se resuelve con un tablero actualizado; la informativa de una sola dirección, que se resuelve escribiendo; y la de «alineamiento» sin asunto concreto, que suele ser una forma educada de no decidir.
Nueve reglas que sí funcionan
Convoca con la decisión, no con el tema. «Elegir proveedor de mensajería» funciona; «Logística» no.
Manda el material antes y da por leído lo que se mandó. Si nadie lo lee, ese es el problema a resolver, no la agenda.
Invita solo a quien decide o aporta. El resto se entera por el acta.
Pon una duración corta y respétala. El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible.
Empieza por la conclusión propuesta y discute a partir de ahí, en vez de reconstruir el contexto durante veinte minutos.
Nombra a alguien que modere y a alguien que tome nota. No tiene por qué ser la misma persona ni el jefe.
Cierra cada punto con acuerdo, responsable y fecha. Sin las tres cosas, no está cerrado.
Reparte el acta el mismo día. Al día siguiente ya hay dos versiones de lo que se dijo.
Deja huecos sin reuniones en el calendario del equipo. El trabajo que requiere concentración necesita bloques, no rendijas.
Cuesta más cuando quien marca el ritmo no desconecta nunca: de eso va trabajar para un adicto al trabajo.
Cómo saber si ha servido
Una pregunta basta: ¿qué se hace ahora distinto de lo que se iba a hacer? Si la respuesta es «nada», la reunión no ha servido, por muy bien que se haya desarrollado.
La infografía
El resumen visual, elaborado por Wrike:
Infografía ofrecida por Wrike – Gestor De Proyectos Online Gratis
