Factura electrónica para digitalizar gastos

Hoy por hoy las empresas continúan reciclándose, apostando por digitalizar sus gastos. Una factura electrónica o factura digital es tan solo una factura más que se expide y se envía en formato digital.

La adaptación por parte de las empresas ante las nuevas tecnologías ha creado ciertas herramientas con las que poder afrontar la transformación digital. Dichas empresas buscan aportar a sus clientes una mayor fiabilidad, comodidad y ante todo seguridad. La factura electrónica es un soporte electrónico como alternativa a la factura de papel tradicional.

La factura digital tiene como objetivo justificar una operación, ya sea, por la prestación de servicios o entrega de bienes, obteniendo una digitalización certificada.

Como factura que representa debe cumplir con la normativa legal y contener los campos obligatorios exigibles. Las facturas digitales realizan funciones de gestión de gastos y permiten una mejor gestión de datos comerciales.

Dentro de las facturas electrónicas encontramos dos tipos: la factura estructurada y la factura electrónica no estructurada.

• Factura electrónica estructurada: destacan por contener datos que pueden ser generados automáticamente por sistemas informáticos. Cuentan con un sistema informático de pago para facturar y enviar automáticamente al emisor su factura.
• Factura electrónica no estructurada: consiste en facturas de tan solo una imagen donde requieren una intervención manual, además de un proceso informático más complejos.

El formato automatizado ofrece una mejor digitalización de tus facturas, aportando un valor añadido al servicio.

La factura electrónica cuenta con dos responsabilidades por parte del emisor de la factura y del remitente o receptor de la factura electrónica. El creador debe cumplir los requisitos mínimos exigidos por la normativa. Contabiliza sus facturas y garantiza al receptor los controles de gestión, aportando seguridad y fiabilidad al contenido de la factura.

La principal responsabilidad del receptor será recibir la factura y asegurarse de que está establecida con los requisitos mínimos. Deberá asegurarse de la legibilidad de su formato y conservar la factura en formato original.

¿Por qué es bueno implementar las facturas electrónicas en tu empresa?

Mediante las facturas electrónicas garantizas autenticidad e integridad del contenido de la factura, a tus clientes.

Estas son algunas de las principales características:

• Facturas automatizadas
• Mayor eficiencia
• Sello y firma electrónicos
• Facturas convertidas en PDF
• Seguridad de envío
• Fácil de interpretar, procesamiento de fallos
• Ahorro económico
• Registro contable
• Elimina espacios de almacenamiento
• Control tributario, brindar a las empresas un control del cumplimiento de las normativas tributarias.
• Seguridad en transacciones comerciales

Beneficios de utilizar la factura electrónica

Las facturas electrónicas permiten una mayor eficacia en los procedimientos de gestión de gastos, dado que no existe costes de papel, impresión, envío y almacenamiento de estos. Las facturas se automatizan, gestionando su envío y recepción, siendo un proceso rápido y rentable para numerosas empresas.

Los beneficios económicos para las empresas son derivados de la automatización de todo el proceso de creación y envío. Entre todos lo beneficios destacamos:

• Disminuye el tiempo de tramitación
• Almacén de facturas online. Reduce el espacio
• Utilización rápida, útil y fácil de las facturas almacenadas
• Uso compartido con otras herramientas de gestión de gastos de las empresas
• Información en tiempo real
• Apoyo a la toma de decisiones
• Automatización en procesos de contabilidad
• Reducción del tiempo de creación de facturas

¿Qué necesita una empresa para facturar electrónicamente?

Muchas empresas apuestan por la transformación digital en sus centros de trabajo, facilitando los sistemas de pago y cobro. Para realizar el envío de facturas de estas características las empresas deben realizar tres cosas:

1. Certificado electrónico para realizar facturas de este tipo. Adaptación a la Pequeña y Mediana Empresa (PYME).
2. Aplicación del sistema informático que permita la creación y firma de dichas facturas
3. Aprobación por parte de los clientes de la empresa

Muchas pymes y autónomos quieren obtener los máximos beneficios en la facturación. Si además se quiere realizar una gestión de gastos el profesional puede digitalizar todos sus tiques y convertirlos fácilmente en una factura electrónica de manera automática. Todos los gastos de los profesionales permanecerán almacenados y firmados digitalmente gracias a la plataforma DevoluIVA. Convertir tus tiques de manera automática permite acreditar tus gastos ante cualquier inspección.

¿Cómo realizar la firma digital?

Actualmente, los organismos del estado como Hacienda e INEM cuentan con sus propias garantías de autentificación, pero destaca la firma digital para el acceso a certificados electrónicos.

La firma digital te permite firmar electrónicamente tus facturas digitales, teniendo la misma validez que si firmarás de forma manual. Los trámites son realizados de forma segura a través de Internet. Gracias al sistema Cl@ve certifica la autenticidad del cliente. Mediante un sistema de intercambio de datos se realiza el procedimiento de envío de datos y de facturación electrónica.

El sistema Cl@ve permite realizar trámites con organismo de Administración Pública, gracias a la identificación de la firma electrónica de tus clientes. Todas las facturas están certificadas y guardadas en la nube, ofreciendo un mejor control de todas tus transacciones.

Este método de firma posibilita trabajar desde cualquier lugar y confirmar tus facturas con la máxima seguridad jurídica.