¿Cómo crear una firma de correo electrónico profesional?

El correo electrónico es un sistema que permite enviar información a uno o varios destinatarios de cualquier lugar del mundo a través de Internet. Este sistema también posibilita adjuntar archivos, fotografías, enlaces, etc. Cuando redactamos un mensaje de correo electrónico, normalmente indicamos al final una firma con nuestro nombre y algunos datos más que pueden ser útiles para el destinatario.

¿Para qué sirve una firma de correo?

La firma de correo aparece al final de un mensaje de correo electrónico. En ella aparece información de la persona que envía el correo. El objetivo de la firma es poder identificar quien envía el mensaje. Además, permite incluir otros elementos que aporten mayores conocimientos como el organismo o empresa, cargo que representa, localización, etc.

Elementos básicos de una firma de correo

Existen unos campos básicos de información que deben aparecer en una firma de correo. Estos datos de contacto ponen en conocimiento al emisor del correo para que pueda recibir respuesta y se genere comunicación.

• Nombre apellidos
• Cargo
• Área
• Departamento
• Dirección
• Teléfono
• web
• Logotipo

La firma de correo profesional o de empresa

La firma de correo profesional debe entenderse como un modo de representación del negocio o empresa por la que se trabaja. Ofrece la misma función que una tarjeta de visita. Su configuración influye directamente en la imagen de marca que se proyecta. Trabajar está firma y sus elementos es clave para garantizar una buena impresión y conseguir buenos resultados.

Crear una firma de correo electrónico profesional eficaz

Muchas empresas disponen de un manual corporativo en el que se explicita la manera como deben crearse las aplicaciones de la marca de empresa.  Es importante seguir al pie de la letra las indicaciones porque son determinantes en la expresión de la imagen corporativa y en como se recibe por parte de las personas externas.

Más allá de la aplicación correcta existen unas líneas generales que se deben tener en cuenta para que la firma resulte atractiva:

1. Síntesis de la información
2. Gráfica sencilla y clara
3. Máxima calidad de la imagen
4. Datos correctos (teléfonos, dirección, etc)
5. Evitar errores ortográficos
6. Logotipo oficial (sin alteraciones)
7. Incluir enlaces (web, email, etc)
8. Imagen perfil (opcional)
9. Espaciado suficiente

Configurar la firma automática

Si queremos que la firma aparezca en todos los envíos que realizamos es necesario configurarlo de manera que se muestre de manera automática. No tendría ningún sentido tener que incluir la firma manualmente en cada correo ya que perderíamos mucho tiempo. Todas las plataformas incluyen ya este sistema de configuración desde su panel de control. También existen herramientas externas útiles para la edición de firmas corporativas como por ejemplo las de Newoldstamp o MySignature.. Se trata de un generador de firmas de correo electrónico multiplataforma permite exportar sus firmas personalizadas a todos los principales clientes de correo electrónico, incluidos Microsoft Outlook, Gmail, Apple Mail, Mac Mail, Yahoo y Thunderbird.

Pasos para crear una firma automática en Newoldstamp

1. Crear una firma gratuita o registrar una cuenta premium. Una vez creado, hacer click en «Agregar nueva firma en el tablero».
2. Completar la firma con la información necesaria, como nombre, compañía, título y detalles de contacto.
3. Cargar la imagen de perfil o el logotipo de la compañía. Después de cargar una imagen, se pueden añadir colores de ella para hacer que el color de la firma coincida con la imagen.
4. Insertar enlaces de redes sociales a tu firma. Pegar una URL directa al perfil de redes sociales.
5. Elegir la plantilla de firma que mejor se adapte. Hacer click en “Mostrar más” para ver todas las plantillas disponibles.
6. Hacer click en «Guardar e instalar» para proceder a la instalación de la firma.

La firma como cierre del correo electrónico

La firma aparece al final de la estructura de un correo electrónico o email. Este sistema es el equivalente del correo postal tradicional, pero en el ámbito de las comunicaciones electrónicas, con ventajas evidentes en cuanto a tiempo, espacio, volumen, facilidad y gratuidad del servicio. En 1971 Ray Tomlinson creó el correo y eligió el símbolo de la arroba @ para dividir las partes del correo, ya que no existía en ningún nombre ni apellido. Desde entonces su evolución ha sido tan espectacular que se puede consultar el buzón desde cualquier y en cualquier lugar. Los avances tecnológicos han simplificado la tarea de organizar, comunicar y relacionarnos con nuestros contactos y clientes.

El mensaje de correo electrónico

Un mensaje de correo electrónico es la parte fundamental del envío. Es aquí donde se estructura y desarrolla el tema de comunicación y el sentido de la acción. Consta de los siguientes elementos básicos:

• Destinatario: Es la dirección o direcciones de quienes recibirán el mensaje.
• Remitente: Es la dirección de quien envía el mensaje.
• CC: Los destinatarios que se pongan aquí recibirán copia del correo.
• CCO: Estos destinatarios recibirán copia del correo, pero no lo sabrá nadie. Es lo que se denomina copia oculta.
• Asunto: Es el título del mensaje. Cuando el usuario lo recibirá, es lo que verá del mensaje para decidir si la abre o no.
• Cuerpo: Es el mensaje en sí mismo. Muchos servidores de correo permiten incluir imágenes, incrustar vídeos, animaciones, etc.
• Firma: Elemento de cierre que incluye datos básicos de contacto e imagen (logotipo) de la empresa.

El correo electrónico es un medio fiable de comunicación. Si la cuenta de correo donde se envía el mensaje no existe, tiene algún problema o está lleno llegará un mensaje que informa de que el destinatario no ha recibido el mensaje.