Control de gastos, software contable y su importancia

El control de gastos es crucial para el éxito de un negocio porque permite mantener el ajuste al presupuesto planificado. De no hacerlo, es imposible saber cuándo aumentar o reducir la cantidad de capital destinada a la adquisición de las materias primas para la elaboración de productos. Tampoco se puede determinar si la empresa está en capacidad de ampliar una oferta de servicios o de incrementar su plantilla de trabajadores.

Es más, el manejo de gastos es uno de los fundamentos inamovibles de la contabilidad y, por ende, indispensable para el bienestar financiero de un negocio. Esta tarea, aparte de vigilar los montos del dinero desembolsado, demanda el seguimiento de cuándo y para qué se gasta cada dólar. Aunque puede parecer tediosa, un software contable contribuye a simplificar y a mejorar significativamente la eficiencia de la gestión administrativa.

Cómo un software contable facilita el control de gastos

Los tiempos en los cuales la administración de las finanzas de un negocio se llevaba a cabo con papel y lápiz parecen prehistóricos luego de la denominada Revolución Industrial 4.0. Actualmente, resulta inconcebible una empresa operativa exclusivamente con procedimientos manuales. Por ello, prescindir de la automatización conlleva una pérdida de productividad en comparación con competidores que sí saben sacar tajada de las herramientas digitales.

Por estos motivos, usar una aplicación para rastrear los gastos diarios y gastos mensuales es una inversión sumamente recomendable que permite optimizar todos los procesos contables. Se trata de programas capaces de unificar todos los sistemas administrativos y, por lo tanto, tienen el potencial de incrementar el rendimiento general de un negocio. En añadidura, un buen software de contabilidad proporciona los beneficios apuntados a continuación:

• Reduce drásticamente la cantidad de horas requeridas para cada tarea;
• Permite la visualización en tiempo real del dinero egresado;
• Elimina los errores de cálculos relacionados con el control de gastos;
• Brinda mecanismos para que facilitan la elaboración de políticas precisas y efectivas para la gestión de costos;
• Mejora la detección de fraudes;
• Incrementa la eficiencia operativa;
• Suprime la necesidad de imprimir informes en papel (además de los posibles errores asociados con el papeleo);
• Optimiza el manejo de la nómina.

Funciones que debe tener un buen software contable para el control de gastos

Según Swetha Kumaraswamy del portal financiero Happay (2023), una buena aplicación contable para la gestión de gastos debe tener las funciones descritas a continuación:

1.     Interfaz intuitiva

Un tablero sencillo de entender es uno de los rasgos imprescindibles de cualquier aplicación de seguimiento de gastos e ingresos con excelentes calificaciones. Allí, la información aparece presentada de forma concisa, pero también permite desplegar detalles al hacer clic en algún ítem. Asimismo, una interfaz sencilla e intuitiva de explorar permite a los empleados realizar tareas administrativas básicas sin necesidad de completar un entrenamiento extenso previamente.

De esa manera, el personal de un negocio tiene la oportunidad de aprovechar todas las características del programa; entre ellas:

• Análisis del panorama general del estado de los reportes de los trabajadores;
• Examinación de informes rechazados;
• Notificaciones de infracciones o incongruencias en los reportes de gastos;
• Modificaciones en los informes;
• Manejo de los lineamientos de los empleados en materia de gastos (montos máximos o restricciones en determinadas categorías, por ejemplo);
• Soporte para aprobar o denegar desembolsos.

2.     Capacidad de integración

Las posibilidades de integración representan una cualidad valiosísima, pues amplían el alcance de las funciones del software contable más allá de la plataforma del proveedor. Esto incluye la incorporación de facultades de otros programas de gerencia de recursos humanos y de planificación de recursos empresariales (HRMS y ERP, por sus siglas en inglés, respectivamente).

En este sentido, algunas aplicaciones —como QuickBooks, por ejemplo— procuran soluciones adaptadas a las necesidades de cada empresa. Así, el programa queda integrado a los flujos de trabajo del cliente desde el día uno. Semejante nivel de automatización personalizada proporciona una perspectiva propicia para tomar las mejores decisiones en pro de optimizar la gestión de gastos y la planificación presupuestaria.

3.     Reducción del tiempo requerido para los procesos de aprobación

Los tiempos de análisis y aprobación de desembolsos son distintos en cada empresa. En este punto, un buen software de manejo de gastos identifica en cuáles momentos se incrementan los egresos y los trámites que suelen demoran más. Para ello, basta con configurar la aplicación con la ayuda del servicio de soporte técnico ofrecido por el proveedor.

Luego, el cliente puede activar el procesamiento de las aprobaciones en dispositivos móviles para que los directivos puedan dar el visto bueno a las transacciones desde cualquier lugar (incluso, en medio de un viaje). Otra característica interesante es la función de análisis de las políticas de egresos de la empresa, ya que incluye sugerencias para optimizar y reducir los tiempos de los trámites.

4.     Aplicación móvil y almacenamiento en la nube

Como se describió en el párrafo anterior, una aplicación móvil posibilita que los empresarios puedan aprobar distintas operaciones sin importar el sitio en el cual se encuentren. En complemento, el almacenamiento en la nube facilita el acceso a la información financiera desde cualquier lugar. Adicionalmente, ambas son modalidades que vienen con varios sistemas de seguridad de alto nivel.

Además, una buena app que permite el control efectivo de gastos debe ofrecer las siguientes funciones:

• Registro, rastreo y organización de recibos (incluyendo los de tarjetas de crédito y/o débito) y de órdenes de pago;
• Clasificación de gastos en diferentes categorías;
• Emisión de informes precisos con una visión profunda de los egresos;
• Monitoreo en tiempo real de todos los desembolsos realizados por la empresa, integrado a la actualización inmediata de todo el sistema administrativo de la empresa.

5.     Tarjetas de crédito, pagos digitales e intercambio de divisas

Los softwares contables más recomendados son capaces de apoyar a sus usuarios con las siguientes actividades:

• Vigilancia de los límites de las tarjetas de crédito y de los montos máximos de desembolsos;
• Manejo de políticas de uso con vendedores restringidos por cuestiones geográficas o de cualquier otra índole;
• Gestión del flujo de caja y de conciliaciones bancarias;
• Capacidad de intercambio de divisas (imprescindible en negocios que hacen transacciones internacionales);
• Posibilidad de trading y de operaciones con criptomonedas;
• Cálculo de impuestos nacionales y de las posibles diferencias en los requisitos fiscales de cada país.

6.     Seguridad y manejo de la información privada

Los softwares mejor reputados son capaces de cifrar la información y de ofrecer varias capas de seguridad para garantizar el más alto nivel de protección. En paralelo, el programa debe generar automáticamente los respaldos de todos los registros administrativos. Al mismo tiempo, todo proveedor transparente se encarga de elaborar y publicar políticas de privacidad claras.

De esa forma, se evitan confusiones y posibles infracciones legales acarreadas por un manejo inapropiado de la información personal (o corporativa) de los clientes. Igualmente, los sistemas de almacenamiento en la nube están respaldados por la última tecnología en materia de resguardo de datos.