4 maneras de automatizar el flujo de caja

¿Has escuchado hablar sobre el flujo de caja? Es un factor importante en la toma de decisiones relacionadas con tu empresa o negocio. El paso del tiempo ha modernizado todo y ha permitido la automatización de muchos procesos que antes solo teníamos la opción de llevar a cabo manualmente. El flujo de caja es uno de ellos.

¿Qué es el flujo de caja?

Se trata de un informe financiero en el que se detallan los ingresos y egresos de dinero que una empresa tiene en un periodo determinado. ¿Qué son los ingresos? Por ejemplo, las ventas, el cobro de deudas, los alquileres, el cobro de préstamos, intereses recibidos, etc.

Y ¿a qué nos referimos cuando hablamos de egresos? Hablamos de los pagos de facturas, préstamos, intereses, servicios de agua y luz, amortizaciones de deudas, etc.

Ahora bien, para conocer el flujo de caja hay que sacar la diferencia entre ingresos y egresos, lo cual se conoce como flujo neto o saldo, que bien puede ser positivo o negativo.  Si es positivo significa que los ingresos fueron más que los egresos, mientras que si es negativo, algo falla en las finanzas de tu empresa.

Dentro del concepto flujo de caja no se utilizan términos como pérdidas o ganancias, ya que nada tiene que ver con los resultados y los beneficios. No obstante, sin flujo de caja no habría Estado de Resultados, puesto que este informe financiero es el que detalla la liquidez de una empresa y nos aporta información que nos ayuda a tomar decisiones como:

• ¿Cuánto podemos invertir en la compra de productos?
• ¿Tenemos efectivo para comprar al contado o, por el contrario, será necesario solicitar un crédito?
• ¿Podemos otorgar crédito a nuestros clientes dándoles facilidad de pago o, por el contrario, vamos a tener que pedir que nos paguen al contado?
• ¿Tenemos un excedente de dinero? ¿Podemos invertirlo, aunque sea una parte?

¿Cómo se hace el flujo de caja?

Lo primero a tener a mano es toda la información relacionada con los ingresos y egresos. Toda esta información se puede conseguir en los libros contables y se debe ordenar en el flujo de caja para que sea accesible a la primera.  ¿Para qué sirve el flujo de caja? Básicamente para:

• Anticiparnos a futuros problemas como un déficit y poder buscar soluciones rápidas.
• Sustentar una base sólida sobre el requerimiento de créditos.
• Planificar inversiones con los superávits acumulados en el Mercado de Capitales para generar una nueva fuente de ingresos.

Realizar un diagrama de flujo de caja no es sencillo, y por ello se hace necesaria la idea de automatizarlo. Hacerlo de forma manual llevaría mucho tiempo y sería a través de un proceso tedioso. Veamos algunas ventajas y maneras a automatizar el flujo de caja.

Beneficios de automatizar el flujo de caja

Como mencionamos, hacer el flujo de caja manualmente es tedioso y da lugar a errores que quizá se nos haga difícil solventar más tarde. Estos son otros beneficios de automatizar el flujo de caja:

1. Información a la mano. Tener toda la información del flujo de caja a mano, organizada y con el resultado correcto permite que todo sea mucho más fácil, desde la toma de decisiones hasta el control absoluto del crecimiento del negocio.
2. Reducción de riesgos. Si mantienes los datos actualizados, siempre mantendrás organizados los ingresos y egresos, lo cual te permite crear escenarios en los que puedas analizar riesgos antes de tomar alguna decisión.
3. Orden zen. Tranquilo, no queremos decirte que tengas que colocar nada de una forma u otra o que tengas que cambiar muebles. Al hablar de orden zen en la automatización del flujo de caja, nos referimos a la ventaja de que tener todo organizado y a mano te permitirá planificar tu futuro, evitar errores y tener transparencia con respecto a las cantidades y plazos de pagos a realizar, así como de los cobros pendientes por parte de tus clientes.
4. Confianza con proveedores. Como en todo momento sabremos fechas límite para los pagos, las cantidades exactas y el dinero del que disponemos, podremos organizarnos de la mejor manera para hacer los pagos a los proveedores. Esto crea y fortalece una confianza estrecha con ellos que a su vez, nos hace ganar solvencia antes bancos que nos facilitarán un crédito más fácilmente cuando lo necesitemos. Incluso podríamos recibir propuestas de inversión en nuestra empresa.
5. Mejorar la toma de decisiones. Conocer y entender nuestro estado financiero nos permite razonar y pensar con la cabeza, más allá de las corazonadas, que si bien en ocasiones funcionan, no tienen sentido si no hay nada detrás que las respalde.
6. Optimizar el tiempo. Esta sin duda es una de las mayores ventajas de automatizar el flujo de caja. Aunque tengamos una plantilla de factura word que nos haya funcionado durante años, nos ha supuesto mucho tiempo hacer todo de forma manual. Quizá este sea un detalle que no hayas notado y que quizá no notarás hasta que comiences a automatizar tu flujo de caja. El tiempo que ahorrarás con esta función lo puedes invertir en reuniones con clientes, en el estudio de nuevas oportunidades de mercado, en analizar posibles inversiones o por qué no, ¡en unas vacaciones!

Maneras de automatizar el flujo de caja

Ya hemos visto que los beneficios de automatizar el flujo de caja son muchos y los riesgos de no hacerlo también. Dicen que más vale un lápiz corto que una memoria larga, y en este caso, tenemos la oportunidad de tener un lápiz largo al automatizar nuestros datos del flujo de caja.  Tienes dos opciones para lograr una automatización correcta y liviana: contratar a un profesional o contar con los recursos adecuados como por ejemplo, alguna de estas herramientas.

SME Toolkit

Esta es una herramienta muy conocida y valorada por muchos autónomos que permite registrar todos los ingresos y egresos diariamente que se acumula de forma mensual y a la vez de manera anual. Es decir, podrás acceder a todos tus datos siempre que lo necesites fácilmente.

Eso sí, su plantilla es algo con lo que trabajar tú ya que es simplemente operativa sin pronósticos, así que presentarla a inversores no sería una opción. No obstante, es considerada como una de las mejores herramientas para la automatización del flujo de caja.

Vertex 42

Esta plantilla con la que podrás automatizar el flujo de caja da la opción de hacerlo mensual, anual o trianualmente. A diferencia de la anterior, su interfaz permite incluirla es un informe o presentarla a posibles inversores.

Como desventaja, por mencionar algo, es que incluye pocas categorías de costes, lo que impide que los datos sean realmente precisos y se necesite esfuerzo extra en el back-end.

Sheetgo

Su propio nombre ya inspira confianza para ponerse manos a la obra. Y tal como suena, así de fácil es de usar. De hecho, se actualiza automáticamente a diario y se adapta a las necesidades de cualquier profesional o empresa. Es útil para presentaciones e informes a posibles inversores.

Holded

Si hay una herramienta completa que nos facilita la vida y sobre la automatización del flujo de caja, esta es Holded. Ya es la herramienta preferida de muchas pymes y autónomos y no es para menos, pues cuenta con todo lo necesario y mucho más para todas las tareas que tengas que realizar.

Es muy útil para cualquier tipo de negocio por pequeño o grande que sea. De hecho, algunas de las más grandes empresas ya lo usan para su flujo de caja y otras muchas opciones que Holded ofrece. ¿Qué permite hacer esta herramienta?

• Gestionar compras y ventas.
• Visibilidad completa de toda tu contabilidad automatizada.
• Cierre de ventas con un gran CRM. Tan importante como la captación de clientes es también hacer un seguimiento de ellos así como de otros aspectos que nos permitan tomar buenas decisiones.
• Ejecución de proyectos sin esfuerzo. Si tienes trabajadores a tu cargo, desde Holded gestionarás todos los proyectos abiertos por equipos.
• Gestiona recursos humanos. Todo lo relacionado con los trabajadores, desde contrataciones, vacaciones, etc.

Como ves, Holded es más que una simple herramienta que nos permite automatizar el flujo de caja. Podemos controlar y tener visibilidad de cualquier aspecto relacionado con nuestro negocio o empresa. Además, en lo que tiene que ver con el flujo de caja, permite usarla como presentación a inversores o para informes que presentar.

No dudes que automatizar cualquier aspecto, por insignificante que te parezca, de tu negocio ya no es el futuro, es el presente, Hacerlo crea una mejor imagen de ti como promotor de tu negocio y de todo lo relacionado con él.

Ponte manos a la obra y automatiza tu flujo de caja con algunas de estas herramientas. No te diremos que es sencillo, pues todo requiere un proceso de aprendizaje. Aunque como ya sabes, si te viene un poco grande, siempre puedes contar con nuestra ayuda. Estamos aquí para ayudarte, asesorarte e informarte de todo lo que necesites.