Cómo contratar una empresa de limpieza para oficinas

Contratar una empresa de limpieza de oficinas consiste en definir tres cosas antes de pedir precio: qué superficie se limpia, con qué frecuencia se hace cada tarea y en qué horario entra el personal. Con eso, las ofertas se vuelven comparables. Sin eso, solo se comparan cifras que no significan lo mismo.

Y hay un punto que casi nadie mira hasta que le toca: al cambiar de proveedor, el personal que ya limpia su oficina suele pasar a la empresa entrante. Eso condiciona el precio, el cambio y la conversación entera.

Definir el servicio antes de pedir presupuesto

Un pliego de limpieza cabe en una página y es lo que separa tres ofertas comparables de tres ofertas al azar. Necesita cinco datos:

• Superficie real por zonas: puestos de trabajo, salas, aseos, cocina o office, zonas comunes y almacén. Los aseos y la cocina pesan mucho más que los metros de despacho.
• Frecuencia por tarea, no una frecuencia global. Vaciado de papeleras y aseos suelen ser diarios; cristales interiores, mobiliario alto o rejillas van en periodicidad mensual o trimestral.
• Horario: antes de abrir, después de cerrar o en presencia de la plantilla. Los turnos de noche y de fin de semana tienen recargo, y trabajar con gente delante ralentiza y limita.
• Ocupación: cuántas personas y cuántos días de presencia a la semana. Una oficina con teletrabajo tres días no necesita el mismo servicio que hace cinco años, y es el ajuste que más veces está sin hacer.
• Quién pone los consumibles: papel, jabón, bolsas. Es una partida que aparece o desaparece de las ofertas y cambia la comparación por completo.

La subrogación del personal, el punto que cambia el juego

En el sector de limpieza de edificios y locales existe la obligación de subrogación: cuando una empresa entrante sustituye a otra en un mismo centro, asume al personal que venía prestando el servicio, con su antigüedad y condiciones. Está regulada en los convenios colectivos del sector, que son en su mayoría provinciales, así que lo primero es comprobar cuál aplica a su centro de trabajo.

Tiene tres consecuencias prácticas:

1. El precio tiene un suelo. Si la plantilla que se subroga tiene antigüedad, ese coste laboral entra en la oferta de todos. Una oferta muy por debajo de las demás suele significar que han previsto menos horas, no menos coste por hora.
2. Cambiar de empresa no cambia a las personas. Si el problema es la persona concreta que limpia, cambiar de proveedor puede no resolver nada. Y si está contento con quien limpia, cambiar de empresa no le obliga a perderla.
3. Hay que entregar la información laboral. La empresa saliente debe facilitar los datos del personal adscrito al servicio. Pida esa relación al iniciar el concurso: sin ella, nadie puede cotizar bien.

Cómo se cotiza y qué comparar

Hay dos formas habituales de presentar el precio y conviene traducir siempre a la misma:

• Precio cerrado mensual por un servicio definido. Es lo más cómodo de gestionar.
• Precio por hora de servicio, con un número de horas semanales. Es lo más transparente: permite ver si la diferencia entre dos ofertas está en el precio hora o en las horas asignadas.

Pida siempre las dos lecturas: cuánto al mes y cuántas horas semanales hay detrás. Casi todas las decepciones con una contrata de limpieza son en realidad un problema de horas insuficientes que se detecta tres meses después, cuando los baños empiezan a fallar los viernes.

Compruebe también qué entra fuera del día a día: limpieza de cristales en altura, abrillantados, tratamiento de moqueta, limpieza de conductos. Si su edificio tiene fachada o ventanales que exigen trabajo vertical, es un servicio aparte y con su propia normativa de seguridad; la limpieza vertical en edificios de empresa no se resuelve con la contrata general.

Documentación que hay que exigir antes de la primera jornada

Cuando una empresa externa trabaja en su centro, usted tiene obligaciones de coordinación de actividades empresariales. No es papeleo opcional: es lo que se le pide si hay un accidente.

• Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social y con Hacienda.
• Relación de trabajadores adscritos al servicio y sus altas.
• Evaluación de riesgos del puesto y formación en prevención acreditada.
• Fichas de seguridad de los productos químicos que van a usar en su edificio.
• Póliza de responsabilidad civil en vigor, con su límite. Conviene revisar que la cobertura encaja con lo que puede romperse en su oficina: los seguros de responsabilidad civil de empresa tienen sublímites que rara vez se miran hasta que hay un daño.
• Protocolo de acceso y de llaves, y quién responde del cierre del local.

Cómo se controla que se está haciendo

La limpieza es un servicio que se nota cuando falla y se olvida cuando funciona, así que el control tiene que ser explícito y ligero:

• Parte de trabajo firmado con las tareas periódicas, no solo las diarias. Las mensuales son las que se caen sin que nadie lo note.
• Un interlocutor único por cada parte, con teléfono y tiempo de respuesta comprometido para incidencias.
• Revisión trimestral de quince minutos con una lista de zonas críticas: aseos, cocina, sala de reuniones y entrada. Son las cuatro que ve un cliente.
• Registro de sustituciones. Las bajas y vacaciones son el momento en que el servicio se degrada; pregunte cómo se cubren antes de firmar.

Cuándo conviene una empresa y cuándo una persona contratada

Por debajo de cierto tamaño, contratar directamente a una persona sale más barato en coste hora. A cambio, asume la gestión laboral, las sustituciones por baja o vacaciones, la prevención de riesgos, la compra de material y la responsabilidad si hay un accidente. La contrata externaliza precisamente eso.

El punto de equilibrio no está en los metros: está en si tiene a alguien dentro que quiera ocuparse de gestionarlo. Si busca proveedor en plaza, la comparativa de empresas de limpieza profesional para negocios en Madrid sirve para acotar candidatos y ver qué servicios cubre cada una.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se calcula el precio de la limpieza de una oficina?

Sobre las horas de servicio necesarias, que dependen de la superficie por zonas, de la frecuencia de cada tarea y del horario. El precio por metro cuadrado es orientativo y engaña: dos oficinas con los mismos metros pueden necesitar el doble de horas según los aseos, la cocina y la ocupación.

¿Qué pasa con el personal si cambio de empresa de limpieza?

En este sector rige la subrogación: la empresa entrante asume al personal adscrito al servicio con su antigüedad y condiciones, según el convenio colectivo aplicable. Cambiar de proveedor no implica cambiar de persona.

¿Qué debe incluir el contrato?

El detalle de tareas con su frecuencia, las horas semanales asignadas, el horario, quién aporta los consumibles, el procedimiento de incidencias con tiempo de respuesta, la duración y el preaviso, y la documentación de prevención y seguros que se entrega antes de empezar.

¿Cada cuánto hay que limpiar una oficina?

Aseos, papeleras y zonas de contacto, a diario o cada día de apertura. Suelos de zonas comunes, según tránsito. Mobiliario alto, cristales interiores, rejillas y tapicerías, en periodicidades mensuales o trimestrales que hay que dejar escritas, porque son las que se olvidan.

¿Qué documentación debo pedir a la empresa de limpieza?

Corriente de pago con Seguridad Social y Hacienda, relación de trabajadores y sus altas, evaluación de riesgos y formación preventiva, fichas de seguridad de los productos y póliza de responsabilidad civil en vigor. Es lo que exige la coordinación de actividades empresariales.

Javier Sancho Piqueras

Propietario y responsable editorial de Tiempo de Negocios. Consultor de analítica digital con 14 años de experiencia en GA4, GTM, BigQuery y Looker Studio para empresas como Salvat, Girbau, Molins o Rosa Clará, y COO Fraccional para pymes, startups y agencias. Ingeniero informático y fundador de Datapeek. Formador en escuelas de negocios y universidades como INESDI, OBS, EAE y Tecnocampus.