Qué es la hoja de encargo de un abogado y qué debe incluir

La hoja de encargo es el documento que fija por escrito qué te va a hacer un abogado, quién lo va a hacer, cuánto cuesta y cómo se factura. No es un trámite: es lo que evita que el precio se discuta cuando el trabajo ya está hecho, que es el peor momento posible.

No aparece con ese nombre en la ley, pero lo que tiene que contener sí está regulado. El Estatuto General de la Abogacía Española, aprobado por el Real Decreto 135/2021, impone deberes de información concretos antes de aceptar el encargo.

Qué obliga a informar el Estatuto

El artículo 48 establece que el profesional de la Abogacía debe facilitar al cliente su nombre, número de identificación fiscal, Colegio al que pertenece y número de colegiado, domicilio profesional y medio para ponerse en comunicación con él o con su despacho, incluyendo la vía electrónica. Y añade que, cuando se trate de una sociedad profesional o un despacho colectivo, deberá informar de su denominación, forma, datos de registro, régimen jurídico, código de identificación fiscal, dirección o sede desde la que se prestan los servicios y medios de contacto.

El artículo 49 añade información complementaria que hay que poner a disposición del cliente si la pide: las normas de acceso a la profesión, las actividades multidisciplinares del despacho, los posibles conflictos de intereses y las medidas adoptadas para evitarlos, y los códigos deontológicos a los que está sometido.

Ese bloque de datos es el esqueleto de cualquier hoja de encargo seria. Si el documento que te dan no lleva ni el número de colegiado ni el Colegio, no es una hoja de encargo: es un presupuesto.

Lo que además debería incluir, aunque no lo diga la norma

La ley fija el mínimo de identificación. Lo que evita los conflictos reales es lo demás, y eso se pacta:

• El objeto exacto del encargo. Qué asunto, en qué fase y hasta dónde llega. Un divorcio de mutuo acuerdo y ese mismo divorcio si se vuelve contencioso no son el mismo trabajo.
• Qué queda fuera. Recursos, ejecución de sentencia, instancias superiores, negociaciones paralelas. Es la parte que más discusiones genera.
• Quién lo va a llevar en el día a día, con nombre, y no solo quién firma el encargo.
• El sistema de cobro. Cantidad cerrada por el asunto, tarifa por hora, provisión de fondos a cuenta que después se descuenta, o un porcentaje sobre lo que se consiga.
• Qué gastos van aparte: procurador, peritos, tasas, notaría, desplazamientos.
• Qué pasa si el asunto se acaba antes de tiempo, por acuerdo o porque una de las partes deja el encargo.

Los cuatro sistemas de cobro, y qué esconde cada uno

Conviven, se mezclan, y mezclar dos sin dejarlo claro por escrito es donde salen los problemas.

Cantidad cerrada por el encargo. Es la más previsible y la que mejor funciona en asuntos con recorrido conocido. Lo que hay que mirar es qué pasa si el asunto se complica: si el cierre solo protege al cliente cuando todo va bien, no es un cierre.

Tarifa por hora. Es transparente si viene con estimación de horas y con informe de las dedicadas. Sin esas dos cosas es un cheque en blanco, y la conversación incómoda llega con la primera factura.

Provisión de fondos. No es un cobro: es un anticipo a cuenta que se descuenta después. Conviene que la hoja diga expresamente que se descuenta y qué ocurre con la parte no consumida si el asunto termina antes.

Porcentaje sobre lo obtenido. Alinea intereses y tiene un riesgo evidente: en un asunto donde lo razonable es pactar pronto, el incentivo empuja a alargar. Si se usa, conviene fijar también qué se cobra si no se obtiene nada.

Qué pasa si el abogado deja el asunto

Puede hacerlo, y la norma dice cómo. El artículo 50 del Estatuto establece que el profesional de la Abogacía podrá cesar en su intervención cuando surjan discrepancias con su cliente, y que deberá hacerlo cuando concurran circunstancias que afecten a su independencia y libertad en la defensa o al deber de secreto profesional.

Sobre la renuncia en un procedimiento en marcha, el mismo artículo es más exigente: podrá renunciar en cualquier fase siempre que no se cause indefensión al cliente, queda obligado a despachar los trámites procesales urgentes, tiene que comunicar la renuncia por escrito al cliente y, en su caso, al órgano judicial, y debe proporcionar al compañero que se haga cargo del asunto todos los datos e informaciones necesarios para la adecuada defensa.

Traducido a la práctica: cambiar de abogado a mitad de un asunto es posible y el que se va tiene obligaciones concretas. Lo que se discute después no es si podías cambiar, es cuánto trabajo estaba hecho y cuánto se devenga.

Cuándo se firma

Antes de que empiece el trabajo, no después de la primera reunión larga. Y conviene pedirla aunque no te la ofrezcan: no siempre se entrega de oficio, sobre todo en asuntos que parecen pequeños, y son justo los que más veces acaban en un desacuerdo sobre el importe.

Si la primera consulta se cobra, eso también debería estar dicho antes de sentarse. Muchos despachos la descuentan del encargo si finalmente lo hay, y conviene saber si es tu caso.

Preguntas frecuentes sobre la hoja de encargo

¿Es obligatoria la hoja de encargo?

El Estatuto no la impone con ese nombre, pero sí obliga a informar de una serie de datos antes de asumir el asunto. El artículo 48 exige facilitar nombre, número de identificación fiscal, Colegio, número de colegiado, domicilio profesional y medio de contacto. En la práctica, la forma normal de cumplirlo es un documento escrito, y todos los despachos serios lo tienen.

¿Qué diferencia hay entre hoja de encargo y presupuesto?

Un presupuesto dice cuánto cuesta. La hoja de encargo dice además qué se hace, qué no se hace, quién lo hace, cómo se factura y qué ocurre si el asunto cambia. Un documento que solo lleva un importe no permite reclamar después, porque no hay nada escrito sobre el alcance con lo que comparar.

¿Puedo pedir que me la den por escrito?

Sí, y es lo normal. Pedirla no incomoda a ningún profesional que trabaje bien, y la respuesta a esa petición ya dice bastante. Si te la entregan al momento y con el alcance detallado, es buena señal; si se resuelve con un correo de dos líneas, conviene insistir antes de empezar.

¿Qué es una provisión de fondos?

Es una cantidad que se entrega por adelantado a cuenta del trabajo, y que se descuenta de lo que finalmente se facture. No es un pago aparte ni un extra. Lo que conviene dejar escrito es qué ocurre con la parte no consumida si el asunto se cierra antes de lo previsto.

¿Los gastos van incluidos en los honorarios?

Casi nunca, y conviene preguntarlo con esas palabras. Procurador, peritos, tasas, notaría y desplazamientos suelen ir aparte y los adelanta el cliente. Un presupuesto que no separa honorarios de gastos deja fuera una parte del coste que puede ser importante en un asunto largo.

¿Puede el abogado dejar mi asunto a la mitad?

Puede, con condiciones. El artículo 50 del Estatuto dice que podrá cesar cuando surjan discrepancias con el cliente y que deberá hacerlo si algo afecta a su independencia o al secreto profesional. En un procedimiento en marcha puede renunciar siempre que no cause indefensión, está obligado a despachar los trámites urgentes y debe comunicarlo por escrito al cliente y al órgano judicial.

¿Qué pasa con lo pagado si cambio de abogado?

Tienes derecho a que te devuelvan la documentación que aportaste y a que el nuevo abogado reciba lo necesario para continuar. Sobre el dinero, lo que se discute es lo devengado: el trabajo ya realizado se cobra y la provisión no consumida se devuelve. Si la hoja de encargo detalla fases y precios, esa conversación se resuelve en cinco minutos; si no, se resuelve mal.

¿Sirve la hoja de encargo si el cliente es una empresa?

Sirve igual, y suele hacer más falta. En un encargo de empresa hay más gente implicada, los asuntos duran más y quien firma no siempre es quien recibe la factura. Dejar por escrito el alcance, el interlocutor por cada parte y el sistema de facturación evita justo el problema que aparece a los seis meses, cuando ya nadie recuerda qué se acordó de palabra.