Qué exigir a un proveedor de alimentación: registro, trazabilidad y frío

Un proveedor de alimentación se elige por precio y por servicio, pero se descarta por otra cosa: por lo que no puede demostrar. Y la mayoría de los problemas serios de un restaurante, una tienda, un catering o una planta de proceso no empiezan con un producto malo, sino con un proveedor que tarda tres días en contestar de dónde salió un lote.

Esto no va de desconfiar. Va de pedir por escrito, antes del primer pedido, unas pocas cosas que un proveedor serio tiene a mano en diez minutos y uno flojo no tiene nunca. Y de saber qué prueba de verdad cada una, porque hay documentos que parecen un aval y no lo son.

El número de registro sanitario prueba menos de lo que parece

Es lo primero que se pide y está bien pedirlo, pero conviene saber qué dice. El Registro General Sanitario de Empresas Alimentarias y Alimentos acredita que esa empresa ha comunicado su actividad a la administración y que esa actividad está inscrita. No es un sello de calidad, no valora al proveedor y no dice nada sobre cómo trabaja.

Sirve para tres cosas concretas, que no son poco: confirma que la empresa existe como operador alimentario, dice qué actividades tiene declaradas y permite comprobar que está dada de alta para lo que te va a vender. Un almacén inscrito solo para almacenamiento y distribución no está declarado para transformar, y si te está vendiendo producto elaborado hay una pregunta que hacer.

Por eso el dato útil no es el número suelto: es el número más el objeto de la actividad que consta con él. Pídelos juntos.

No todos los proveedores están en el mismo registro

Aquí es donde se equivoca mucha gente al comparar dos proveedores. El artículo 2 del Real Decreto 191/2011 fija quién se inscribe en el registro estatal: las empresas con sede en España cuya actividad recae sobre alimentos, materiales destinados a estar en contacto con alimentos o coadyuvantes tecnológicos, y que producen, transforman, elaboran o envasan; almacenan, distribuyen o transportan; o importan desde países no pertenecientes a la Unión Europea.

Y fija también quién queda fuera: los establecimientos de comercio al por menor, que no se inscriben en el registro estatal sino en el de su comunidad autónoma, previa comunicación o declaración responsable. Están controlados igual, pero en otro sitio.

La consecuencia práctica evita una acusación injusta: que un proveedor no aparezca en el registro estatal no significa que sea irregular. Puede significar que es minorista y le corresponde el registro autonómico. Lo que hay que saber es en cuál de los dos está y pedir el que le toque.

Comunicación previa o autorización: la diferencia que sí importa

El artículo 6 del mismo real decreto establece que, con carácter general, la comunicación previa es condición única y suficiente para que se tramite la inscripción y se pueda iniciar la actividad, aportando nombre o razón social, NIF, el objeto de todas las actividades y la sede. El control llega después.

Pero hay un grupo distinto. Los establecimientos a los que se refiere el artículo 4.2 del Reglamento (CE) 853/2004, sobre higiene de los alimentos de origen animal, no se inscriben con una comunicación: presentan solicitud y la comunidad autónoma los autoriza. Es un trámite de otra naturaleza.

Si compras pescado, marisco, carne, lácteos u ovoproductos, esa distinción separa a un proveedor que ha declarado su actividad de uno que además ha sido autorizado para ella. Pregunta cuál de las dos figuras le aplica: quien lo tiene claro lo contesta en una frase.

Trazabilidad: la pregunta que se responde en horas o no se responde

La trazabilidad no es un archivador. Es la capacidad de contestar, sobre cualquier unidad que te ha entregado, de dónde vino y a quién más fue. Y la única forma de saber si un proveedor la tiene es preguntárselo sobre un lote concreto y cronometrar la respuesta.

La prueba cuesta un correo: coge un albarán de hace tres semanas, elige una referencia y pide el origen de ese lote y la fecha de entrada en sus instalaciones. Un proveedor con el sistema montado responde el mismo día. Uno que tarda una semana no es que sea lento: es que lo va a reconstruir cuando se lo pidas, y en una incidencia real eso no vale.

Los tres datos que tienen que salir de esa consulta son el identificador del lote, el proveedor anterior y la fecha. Con esos tres se sigue la cadena hacia atrás; sin uno de ellos, se para.

Cadena de frío: tres datos por escrito, no una promesa

Decir que se trabaja con cadena de frío no significa nada por sí solo. Lo que hay que pedir son tres cosas medibles, y las tres caben en un párrafo del contrato de suministro:

• La temperatura de transporte comprometida, con su rango, y qué producto va en cuál. No es lo mismo refrigerado que congelado, y mezclarlos en la misma frase suele indicar que no está definido.
• Cómo se registra: si hay sonda con registro continuo, si el dato queda guardado y si te lo pueden enviar de un reparto concreto. Un registro que no se puede consultar después es un registro que no existe.
• Qué pasa si se rompe: quién asume el producto, en qué plazo hay que reclamar y qué prueba se acepta. Esto es lo que de verdad se discute cuando llega el problema, y se pacta antes o se pierde.

Si el proveedor entrega producto congelado, hay una cuarta: la temperatura a la que sale de su cámara y el tiempo máximo previsto de ruta. Las roturas de frío casi nunca ocurren en la cámara; ocurren en el reparto y en la descarga.

Qué pasa cuando algo sale mal

Conviene saber a qué está obligado el proveedor, porque cambia el tono de la conversación. El artículo 9 de la Ley 17/2011 de seguridad alimentaria y nutrición establece que los operadores deben asegurarse, en todas las etapas que están bajo su control, de que los alimentos cumplen la legislación alimentaria pertinente, y poner en marcha sistemas y procedimientos eficaces para verificarlo.

Y va más allá: si un operador considera o tiene motivos para pensar que un alimento que ha importado, producido, transformado, fabricado o distribuido no cumple los requisitos de seguridad, procederá inmediatamente a su retirada del mercado cuando ya no esté bajo su control inmediato e informará de ello a las autoridades competentes. Si el producto pudo llegar a los consumidores, tiene que informarles de forma efectiva y precisa de las razones de esa retirada.

Eso no es una cláusula que se negocie: es una obligación que ya existe. Lo que sí se pacta es lo operativo: a quién se llama, en cuántas horas, y qué hace cada uno con el producto que ya está en tu almacén.

La lista corta para un proveedor nuevo

Cinco preguntas, un correo, y se contestan antes del primer pedido:

1. Número de registro y objeto de actividad que consta con él. Y si es minorista, el registro autonómico que le corresponde.
2. Si su inscripción es por comunicación previa o por autorización, cuando hay producto de origen animal.
3. Origen y fecha de un lote concreto elegido por ti de un albarán antiguo.
4. Temperatura comprometida, cómo se registra y si te pueden enviar el registro de un reparto.
5. Procedimiento de incidencia: a quién se avisa, en cuánto tiempo y quién asume el producto.

Ninguna de las cinco es agresiva y ninguna cuesta dinero. Lo que hacen es separar rápido a los proveedores que tienen la casa en orden de los que van a improvisar el día que haga falta no improvisar.

Preguntas frecuentes sobre proveedores de alimentación

¿Qué es el número de registro sanitario y qué prueba?

Es el identificador que acredita que una empresa alimentaria ha comunicado su actividad a la administración y que esa actividad está inscrita. No es un sello de calidad ni valora cómo trabaja el proveedor. Su utilidad es confirmar que la empresa existe como operador y, sobre todo, ver qué actividades tiene declaradas: por eso hay que pedir el número junto al objeto de actividad que consta con él.

¿Todos los proveedores de alimentación están en el registro estatal?

No. El artículo 2 del Real Decreto 191/2011 inscribe en el registro estatal a las empresas con sede en España que producen, transforman, elaboran o envasan alimentos, las que almacenan, distribuyen o transportan, y las que importan desde países no pertenecientes a la Unión Europea. Los establecimientos de comercio al por menor quedan excluidos y se inscriben en el registro de su comunidad autónoma. Que un proveedor no aparezca en el estatal no significa que sea irregular.

¿Qué diferencia hay entre comunicación previa y autorización?

Con carácter general basta la comunicación previa: el artículo 6 del Real Decreto 191/2011 la considera condición única y suficiente para que se tramite la inscripción y se pueda iniciar la actividad, aportando razón social, NIF, objeto de las actividades y sede. En cambio, los establecimientos a los que se refiere el artículo 4.2 del Reglamento 853/2004, de higiene de los alimentos de origen animal, presentan solicitud y son autorizados por la comunidad autónoma.

¿Cómo compruebo de verdad si un proveedor tiene trazabilidad?

Preguntándoselo sobre un lote concreto en vez de pedir un certificado. Coge un albarán de hace unas semanas, elige una referencia y pide el origen de ese lote y la fecha de entrada en sus instalaciones. Tienen que salir tres datos: identificador de lote, proveedor anterior y fecha. Un proveedor con el sistema montado responde el mismo día; el que tarda una semana lo está reconstruyendo, y en una incidencia real eso no sirve.

¿Qué datos de cadena de frío hay que pedir por escrito?

Tres, y caben en un párrafo del contrato de suministro: la temperatura de transporte comprometida con su rango y qué producto va en cuál, cómo se registra esa temperatura y si pueden enviarte el registro de un reparto concreto, y qué ocurre si se rompe el frío, es decir quién asume el producto, en qué plazo se reclama y qué prueba se acepta. Si hay producto congelado, añade la temperatura de salida de cámara y el tiempo máximo de ruta.

¿A qué está obligado el proveedor si un producto no cumple?

El artículo 9 de la Ley 17/2011 de seguridad alimentaria y nutrición obliga a los operadores a asegurarse, en todas las etapas bajo su control, de que los alimentos cumplen la legislación alimentaria pertinente. Y si consideran o tienen motivos para pensar que un producto que han importado, producido, transformado, fabricado o distribuido no cumple los requisitos de seguridad, deben retirarlo inmediatamente del mercado cuando ya no está bajo su control inmediato e informar a las autoridades competentes.

¿Sirve de algo pedir un certificado privado de calidad?

Sirve como información adicional, no como sustituto. Los esquemas privados de certificación son voluntarios y no reemplazan a la inscripción registral, que es la obligación legal. Un proveedor puede estar en regla sin ninguno, y tener uno no exime de nada. Si lo presenta, mira el alcance: suele estar limitado a unas instalaciones y unas líneas concretas, y puede no cubrir el producto que te va a vender.

¿Qué pido a un proveedor nuevo antes del primer pedido?

Cinco cosas en un solo correo: el número de registro con su objeto de actividad, si su inscripción es por comunicación o por autorización cuando hay producto de origen animal, el origen y la fecha de un lote concreto elegido por ti, la temperatura comprometida y cómo se registra, y el procedimiento de incidencia con a quién se avisa y en cuánto tiempo. Ninguna es agresiva y todas se contestan el mismo día si la casa está en orden.