¿Cómo crear una base de datos para tu negocio?

Una base de datos para empresas es esencial para comunicarte con los usuarios. El valor de un negocio se basa en un buen modelo que sirva para suplir alguna necesidad de mercado. Pero además de dicho modelo, obtener una patente y una buena base de datos, conllevará que el precio de mercado de tu empresa suba exponencialmente. Por este motivo, debemos trabajar correctamente las posibilidades que nos ofrece obtener información de los usuarios.

El objetivo del artículo será aprender a crear una base de datos segmentada y gestionarla de manera optimizada. Saber gestionar debidamente esta información nos proporcionará nuevos clientes o la fidelización de los mismos. Para nosotros una lista exitosa es aquella que los usuarios se suscriban voluntariamente, por interés sobre una marca.

¿Qué es una base de datos?

La definición de base de datos se basa en la recopilación de información sobre cualquier categoría que se pueda almacenar. El uso que se le da a una base de datos para empresas es diverso ya que puede ser informativa o comercial. La base de datos de un negocio se utiliza para conocer al cliente o en cambio, para realizar campañas comerciales. En todo caso, tener base de datos revaloriza cualquier organización, la información es poder.

Para gestionar una base de datos existen diferentes posibilidades. Lo podemos realizar con gestores de base de datos o directamente hacer una base de datos con Excel. Lo importante será tener la información bien estructurada y preparada para cualquier uso que le podamos dar. Además tendremos que protegerla, y esto se hace siguiendo las directrices de la ley LOPD. Tenemos que tener en cuenta que en cada país es diferente, por lo que nos tendremos que informar debidamente.

Tipos de base de datos

Existen diferentes tipos de base de datos, se diferencian por su contexto y la utilidad que le demos.

• Base de datos estáticas: Sirven para analizar el comportamiento del usuario, generalmente para analizar y almacenar información.
• Las bases de datos dinámicas: A diferencia de las estáticas, las informaciones de estas se actualizan a diario, pudiendo comparar comportamientos en el tiempo de los usuarios.
• Base de datos bibliográficas: Son aquellas que almacenan información con contenido suficiente como para consultar o contrastar en el tiempo. Habitualmente se utilizan en las editoriales y nos dan información sobre escritores.
• La base de datos con texto completo: Repletas de información que sirven como historial de una sucesión de eventos en el tiempo. Por ejemplo, los médicos utilizan esta base de datos para saber de nosotros.
• Directorios: Este tipo de base de datos se centran en el clasificado de empresas o usuarios.

Estos son los tipos de base de datos más generales, existen de otros más específicos. Cuando confeccionemos un listado, tendremos que tener en cuenta el tipo para estructurarlo debidamente.

Modelos de base de datos

Cuando decidamos sobre el tipo, el siguiente paso será observar en qué modelos de base de datos trabajamos. A continuación, os mostramos los modelos de base de datos más utilizados en empresas y en negocios.

• Base de datos jerárquica: Son aquellas bases de datos que se tratan en forma de raíz, es decir utilizan la jerarquía familiar para estructurarla. Las grandes empresas que almacenan mucha información son las que utilizan este tipo de modelo. Es posible que este tipo de modelo de base de datos no sea efectiva para su posterior análisis de información.
• La base de datos en red: A diferencia con la anterior, la “jerarquía familiar” desaparece y se convierte en nodo. Esta base de datos facilita el análisis, en cambio, se hace de difícil tarea organizar bien la información. Habitualmente son utilizadas por informáticos y programadores.
• Base de datos de clientes: Estas son las más habituales en los negocios. Se recoge una mínima información de los usuarios para conocer sus necesidades.

Cómo crear una base de datos para empresas

Para crear una base de datos para empresas necesitaremos tomar alguna decisión antes de empezar. A continuación, enumeramos las preguntas que nos debemos de hacer para captar la información necesaria.

1. ¿Qué tipo de base de datos vamos a utilizar?
2. ¿Qué modelo de base de datos necesitamos?
3. ¿Para qué queremos la información del usuario?
4. ¿Cómo gestionaremos la base de datos para empresas?
5. ¿Qué acciones de captación de base de datos realizaremos?
6. ¿Cómo se adaptará a la ley LOPD de mi país?

Todas estas preguntas deben ser respondidas con especial atención. Necesitamos una estrategia bien definida para conseguir nuestros objetivos.

El registro de la base de datos

Cuanta más información pidamos al usuario menos suscripciones conseguiremos. Una base de datos para empresas debe tener las casillas justas y necesarias. Por ejemplo, para un blog los campos recomendados serían los siguientes:

• Nombre
• Apellido
• Correo electrónico

Generalmente, para una ecommerce los campos recomendados serían:

• Nombre
• Apellido
• Correo electrónico
• Teléfono
• Domicilio
• Ciudad
• Código Postal

Tanto para un blog o para una ecommerce, también sugerimos que intentemos añadir un campo de base de datos centrado en sus intereses. Que el usuario nos diga que información prefiere recibir, hará que nuestro envío sea más efectivo.

Administrador de base de datos para empresas

Necesitaremos un administrador de base de datos para poder gestionarla correctamente. Actualmente en el mercado existen muchas plataformas que nos darán el servicio que necesitamos. El gestor de base de datos más habitual es el de Mailchimp, es sencillo de utilizar y fácil de gestionar. En Tiempo de Negocios, hemos escrito sobre esta herramienta, en éste enlace encontraremos algunas técnicas avanzadas de Mailchimp.

En todo caso, tener un gestor de base de datos que nos cubra nuestras necesidades será clave. Nuestras prioridades para decidir sobre una herramienta de base de datos serán:

• Facilidades en la creación de plantillas para nuestros envíos. Queremos variedad y que las plantillas sean responsive.
• Fácil gestión de las listas para nuestra base de datos. Podemos realizar campañas de suscripción a boletines o para descargas de ebooks. Que nuestras listas se puedan fusionar es un punto positivo.
• Envío de boletines de manera gratuita hasta un número limitado de usuarios. Habitualmente una base de datos para empresas a partir de 2.000 envíos, empiezan a ser de pago.
• Una de las características de la base de datos es que nos den estadísticas sobre el envío. Cuanta más información mejor enfocaremos nuestra estrategia.

¿Cómo captar base de datos para empresas?

Nos podemos proponer diferentes vías para captar base de datos en Internet. La primera es creando un espacio en nuestro portal anunciando la suscripción a nuestros boletines. Un simple banner estático o dinámico bien trabajado puede ser una de las primeras fuentes de usuarios.

La descarga de material de contenido, cómo podría ser un ebook con información de valor es una buena estrategia de captación. Realmente es muy sencillo realizar esta estrategia de captación de base de datos. Simplemente tenemos que realizar un ebook de calidad y crear una lista en nuestro gestor de base de datos.

Otra posibilidad es la creación de un pop up en nuestra versión de escritorio web. Eso sí, debemos evitar realizar un pop up en la versión móvil, ya que Google penaliza a aquellos portales que tapan el contenido del propio web. Para realizar esta tarea podemos utilizar una herramienta llamada MailMunch. Creemos que nos ofrece un servicio efectivo y muy fácil de configurar. De esta manera podremos tener nuestro propio pop up de captación de base de datos en nuestra web.

Solo nos faltará tener bien integrada la ley LOPD en todas las acciones de captación de base de datos. Esta estrategia es necesaria para cualquier negocio, así que ponte las pilas y prepara una buena campaña de captación de base de datos para empresas.