La contabilidad es una de las áreas que más quebraderos de cabeza genera entre los empresarios y emprendedores, especialmente entre las pymes. Sin embargo, esta parcela de la empresa hay que dominarla y controlarla al 100% para evitar posibles riesgos financieros y legales.
Un buen manejo de las cuentas es el camino adecuado para no ser sancionados con multas y no encontrarse situaciones inesperadas que obliguen a realizar desembolsos económicos no previstos.
Para que todo lo relacionado con las cuentas y los aspectos legales funcione correctamente, lo más conveniente es contar con un profesional o un departamento dedicado de manera específica a ello. Pero esto no siempre es posible, sobre todo en el caso de pequeños emprendedores o pymes, de modo que son muchos los que prefieren llevar por sí mismos su propia contabilidad.
Hasta hace unos años, lo habitual era optar por un sistema más tradicional, la contabilidad en papel mediante libros de contabilidad, cuadernos y carpetas. Para ello es aconsejable tener libretas independientes para las distintas áreas o categorizar los contenidos en carpetas de colores.
Desde hace unos años, con la revolución de la tecnología y la informática, han aparecido muchos programas o software diseñados específicamente para organizar estos temas contables. Existen programas informáticos diseñados por encargo y otros que son estandarizados, cumpliendo ambos tipos la función para la que fueron creados, facilitar las cuentas de la empresa.
Un software de este tipo es Billin. Se trata de un programa de facturación online que tiene por objetivo controlar de manera específica datos de facturación. Está diseñado para ayudar a cualquier pyme en este duro ejercicio de la contabilidad, que nunca en fácil.
Porque sabemos que es una parcela a vigilar de manera muy cercana, os mostramos a continuación algunas recomendaciones par llevar la contabilidad al día.
Índice del contenido
Mantener un registro diario, semanal o mensual de ingresos y gastos
El primer consejo obligado sobre contabilidad es llevar un registro periódico de ingresos y gastos, en el que se anoten todas estas partidas. El apartado de ingresos es especialmente significativo.
Tener los ingresos bajo control es un asunto de planificación y minuciosidad. Hay que registrar de manera obligada los pagos por ingresos, en efectivo o a cuenta, que se produzcan y en el momebno que se produzcan, sin dejarlos para otro momento, para evitar olvidos.
Ek apartado de gastos es incluso más primordial que los gastos. No se puede iniciar un negocio sin saber a ciencia cierta cuánto se gasta o en qué se debe gastar. El registro de gastos, ya sean semanales, mensuales o con cualquier otra periodicidad, es fundamental, pues solo así se conoce qué cantidad de liquidez hay disponible para realizar inversiones.
El pago de impuestos
Otro de los conceptos fundamentales en la contabilidad es el pago de impuestos. Toda actividad empresarial está sujeta al pago de impuestos. La cuantía a pagar y el total de impuestos dependerá de cada país y de cada actividad. Los más comunes, dependiendo del sector, son el IVA, el Impuesto de Actividades Económicas, el Impuesto de Sociedades, el Impuesto sobre la Renta, etc.
Es difícil estar al día con todos los tipos impositivos y conocer cuánto hay que pagar en este concepto, pero es de obligado cumplimiento, pues de lo contrario, las pymes están sujetas a importantes sanciones económicas.
Para llevar un mejor control de los impuestos, en los libros de contabilidad se pueden dividir los diferentes impuestos por secciones, anotando en cada una de ellas la cuantía a declarar en su determinado periodo y posteriormente archivar copias cronológicamente.
Por fortuna, los programas informáticos de contabilidad permiten realizar esta tarea de manera mucho más cómoda y accesible para empresarios y autónomos.
Qué hacer con la contabilidad
La contabilidad no es solo una tarea indispensable para garantizar la supervivencia de la pyme o la empresa, sino que es un apartado de obligado cumplimiento con el estado, pues todas las empresas deben presentar sus libros de contabilidad en el Registro Mercantil para su legalización.
Anotar todos los movimientos y ejercicios contables es necesario ya que son dos los documentos que hay que presentar ante las instituciones: el Libro Diario, que contiene todos los asientos contables del ejercicio ordenados por fechas; y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, que muestra el balance de situación, las pérdidas y ganancias y los balances de sumas y saldos trimestrales.
CEO de Marketers Group. Agencia de marketing digital especializada en servicios de SEO, Publicidad digital y Business Analytics. Director del portal Tiempodenegocios.com. Formador in-company para empresas como Bayer, Roche, Evercom, Claró Partners entre otras.
