El control de gastos en una empresa, aprende a distinguir gastos fijos de gastos variables

En cualquier empresa, el control de los gastos es uno de los aspectos más relevantes para garantizar la supervivencia de la organización. Tiene sentido, pues las organizaciones no pueden estar de manera constante perdiendo dinero.

Para controlar los gastos de una empresa, especialmente las pymes y los autónomos, existen herramientas como el programa de facturacion online Quipu con el que realizar una facturación fácil para pymes y autónomos. Se trata de un software de facturación en la nube ideal para empresas de pequeño y mediano tamaño así como asesorías.

En una empresa existen tanto costes fijos como costes variables. A estos hay que hacer frente cada mes y cada año, de modo que hay que conocer la cuantía de estos costes para que el balance sea positivo y así poder realizar inversiones que se traduzcan en una mejora de la organización.

¿Cuales son los gastos fijos en función del tipo de empresa?

Un primer grupo de costes a los que hay que hacer frente sí o sí y de manera periódica, de ahí que sean gastos fijos, son los gastos corrientes o suministros. Se incluyen en este apartado la luz, el agua, los servicios de comunicaciones como internet, móvil y teléfono fijo, el material de oficina… Si bien pueden variar en función del tipo de consumo y el contrato que se suscriba, se deben pagar cada mes o de manera periódica.

Los gastos de alquiler o de hipoteca son también costes fijos que cubrir todos los meses, a no ser que la actividad empresarial se desarrolle en un espacio propiedad de la empresa.

Como tercer concepto fijo están los impuestos y tasas. Se trata de obligaciones fiscales que varían en la cuantía pero que las empresas están obligadas a abonar a riesgos de sufrir penalizaciones y de infringir algún delito. El IRPF, el IVA, el Impuesto de Sociedades son algunos de ellos.

Dos tipos de costes más a abonar de manera periódica son los gastos asociados a servicios de empresas y servicios financieros. Los primeros incorporan costes externalizados como pueden ser gastos de gestoría, servicios de limpieza, mantenimiento informático, etc. Los servicios financieros hacen referencia a los productos que contrate la empresa con las entidades financieras: costes de mantenimiento de las cuentas bancarias, tarjetas de crédito o débito, etc.

Por último, el gasto fijo más importante que tienen que cubrir las empresas es el de los salarios de sus empleados. Es la partida más importante por ser la de mayor cuantía, y en ella también se incluyen conceptos referidos a prestaciones por desempleo, Seguridad Social, formación, etc.

¿Qué apartados son los denominados costes variables?

Los gastos variables están relacionados de manera directa con el total de ventas o con el éxito de la empresa. Estos conceptos varían con las ventas, de modo que cuando las ventas suben, también lo hacen los gastos variables, y cuando las ventas bajan, estos costen disminuyen.

Las inversiones y conceptos como la comunicación, la publicidad y el marketing son considerados generalmente como costos variables. Las inversiones se realizan cuando hay que adquirir equipamiento para el desarrollo de la actividad y para cubrirlas es aconsejable contar con suficiente liquidez circulante en la empresa.

La comunicación, publicidad y marketing son capítulos relacionados con la imagen exterior que se quiera proyectar de la empresa. Una organización es más o menos conocida atendiendo al presupuesto que se destine a estos conceptos, siempre y cuando se destine de manera adecuada. Obviamente, es posible realizar buenas campañas de publicidad y marketing destinando pocos recursos si se cuenta con profesionales cualificados.

Aunque se externalicen estos gastos, se les suele considerar gastos variables porque hacen referencia a campañas puntuales, no al presupuesto destinado a pagarle el sueldo a estos empleados del area de comunicación o marketing.

¿Y los gastos semivariables?

Un tercer concepto son los gastos semivariables, que son aquellos que tienen componentes fijos y variables. En el apartado de sueldo de los empleados, una parte puede ser un salario fijo y el resto llegar de comisiones de ventas o consecución de objetivos.

En estos casos, para calcular el porcentaje de costos fijos y variables es de obligado cumplimiento asignar de forma clara las partes fija y variable para que no existan malentendidos que acaben en problemas internos.

El coste total, la suma total de gastos

Conocidos todos los tipos de gastos o costes a los que se enfrenta una empresa, falta por anunciar un nuevo concepto que no es otro que el de coste total.

El coste total es la suma de gastos fijos y gastos variables. Resulta fundamental conocer esta cantidad, la del coste total, pues es necesaria para alcanzar el punto de equilibrio.

El punto de equilibrio se describe como el número de unidades: servicios o productos, que se deben vender para cubrir la totalidad de los gastos. Este concepto es la respuesta a la pregunta, ¿cuál es el mínimo de unidades que se deben vender para no perder dinero con el negocio?

El principal interés de conocer el gasto total de una empresa está en que sirva de base para alcanzar el punto de equilibrio. En cualquier caso, no siempre es fácil llegar hasta este estadístico, pues en ocasiones algunos gastos son difícilmente encajables en gastos fijos o variables.

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