Cómo enviar la documentación de tu empresa de la forma más segura

Si quieres respirar con tranquilidad cada vez que haya que realizar un envío en tu negocio, echa un vistazo.

Todas las empresas deben enviar documentos en algún momento. Ya sea para promover algún material importante a nivel interno como para contactar con otras compañías o posibles clientes, el envío de documentación es un proceso absolutamente inevitable en el ciclo de vida de cualquier negocio. En algunos casos, por no decir la mayoría, es algo que incluso se realiza a diario y de forma constante.

Aunque actualmente se aboga cada vez más por el uso de los formatos digitales para esta tarea, el medio físico tradicional también sigue teniendo una importante presencia, sobre todo cuando hablamos de una empresa a nivel interno. Aun así, no importa en cual medio nos queramos centrar, porque si hay algo que de verdad importa a la hora de tratar este asunto es la seguridad en los envíos.

Hay documentos que requieren cierta confidencialidad, algunos que poseen información importante y otros que, simplemente, no tienen por qué estar a la vista de todo el mundo. Sea cual sea el caso, hay que saber cómo garantizar que los envíos de documentación de tu empresa sean lo más seguros posibles, y eso es algo que vamos a abordar aquí con tres sencillos consejos.

No hace falta seguir nada más, pero cumplir con ellos es algo vital si quieres que tu negocio no tenga ningún tipo de problema por fugas de información o hasta por deterioro de la documentación o papeles al ser enviados a un destinatario. Solo debes prestar un poco de atención a lo que te vamos a contar a continuación y, sobre todo, no pasar ni un punto por alto a la hora de llevarlo todo a la práctica.

Bien protegidos

Si quieres que a los documentos de tu empresa no les pase nada cuando sean enviados, lo primero que tienes que hacer es asegurarte de que van bien protegidos y cubiertos de miradas curiosas. Puedes utilizar sobres acolchados para que todo lo que vaya en su interior esté al resguardo ante cualquier impacto, agente externo o elemento que pueda deteriorar su contenido.

Hay multitud de envoltorios o paquetes que pueden asegurar todo lo que hay en su interior. Es extremadamente conveniente que el material con el que se elabora el recubrimiento sea impermeable, o al menos con un grosor considerable, como también que los documentos que haya en su interior tengan espacio suficiente y no estén excesivamente ajustados. Todo esto influye a la hora de preservar el contenido y hacer que llegue a salvo al lugar de destino y en las mejores condiciones posibles.

El formato digital, siempre cifrado

Cada vez se recurre más al uso de soportes digitales para el envío y la recepción de cualquier tipo de documento, incluso para aquello que no entra dentro del ámbito profesional. Sin embargo, recurrir a este entorno es algo que no siempre garantiza la seguridad de lo que se envíe y, por tanto, hay que extremar la precaución para evitar cualquier posible filtración o acceso por parte de terceros.

La mejor forma de conseguirlo es, en caso de utilizar Internet para este proceso, recurrir siempre a plataformas seguras que ofrezcan el cifrado de lo que mueven. Esto hace que el tráfico de datos quede totalmente oculto debido a una capa de encriptación que solo se abre cuando el receptor abre el fichero que ha recibido, maximizando la seguridad de forma exponencial.

En caso de recurrir a un soporte físico en el que enviar ficheros digitales, puedes también encriptarlo todo y permitir que se desencripte únicamente introduciendo una clave, como también hacer algo más sencillo y eficaz, comprimir todos los ficheros y protegerlos con contraseña. Aunque es la opción más cómoda, la más segura es la primera, ya que romper las claves de encriptación es algo excesivamente complicado.

Confía solo en los auténticos profesionales

Desde el pasado febrero de 2010, la Ley del Contrato de Transporte entró en vigor con una serie de medidas de obligado cumplimiento por parte de transportistas, entre los que entran todos aquellos relacionados con la paquetería y el envío de documentos. De hecho, todas las empresas que ofrezcan este transporte especializado deben estar inscritas en el Registro de Operadores Postales de la Comisión Nacional del Sector Postal, realizar la actividad bajo su propio nombre o, en caso de hacer subcontratas, disponer de una tarjeta de clase “OT”.

Si no cumplen cualquiera de esos aspectos, no merecen la confianza del consumidor, y mucho menos que dejes tus documentos importantes en sus manos.
Además, lo mejor es contar con los servicios solo de aquellas que cuenten con amplia experiencia dentro del sector empresas, que hayan demostrado su labor con otros tantos clientes que exijan también la total protección de sus documentos y que, entre otras cosas, garanticen un envío rápido.

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