Google ha lanzado un nuevo conjunto de funcionalidades para Google Drive, destinadas a ayudar a los empleados a almacenar, sincronizar y compartir archivos de forma segura, mitigando los problemas relacionados con pérdidas o distribución no autorizada de información, migraciones tortuosas y compatibilidad con herramientas existentes.
Para ellos, Google Drive estará introduciendo Team Drives, para crear, compartir y trabajar manteniendo la confidencialidad de la información entre equipos; Google Vault para mantener el control de información sensitiva para la compañía; AppBridge para facilitar las migraciones de datos a la nube; Drive File Stream para integrar sin complicaciones las herramientas que cada usuario viene utilizando con Drive; y Quick Access, una herramienta potenciada por inteligencia artificial que permitirá a los usuarios acceder a archivos relevantes de forma inmediata.
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Team Drives
Con Team Drives los administradores de datos podrán tener un mayor control para mantener la información a salvo y disponible para todos los miembros de los equipos de trabajo. Team Drives ofrece seguridad, estructura y facilidad de uso al proceso de desarrollar un proyecto en equipo en la nube, al permitir agregar nuevos miembros de forma instantánea a carpetas compartidas de forma individualizada o mediante Google Groups, así como manejar una política de permisos efectiva para controlar específicamente quién puede editar, eliminar, mover o hasta leer un determinado archivo.
Asimismo, Team Drive ofrece la posibilidad de mantener la información sin importar si un determinado miembro de un grupo deja de trabajar en el proyecto. Al ser de propiedad compartida entre todos los miembros del equipo, la información compartida permanece disponible para los miembros restantes, sin importar los cambios eventuales que puedan hacerse en cuanto a las personas que integran el grupo.
Google Vault para Drive
Google Vault para Drive permite a los administradores de la información de las organizaciones establecer las políticas y controles necesarios para administrar y mantener seguros todos los archivos necesarios tanto en los Drives individuales de cada empleado, como en los Team Drives. De esta forma, podrán establecerse políticas de retención de datos que automáticamente retienen información vital para la compañía, a la vez que se deshacen de información superflua.
Google Vault para Drive permite el cabal cumplimiento de las políticas de información de las empresas, garantizando un mayor control de los datos almacenados en la nube.
AppBridge
AppBridge es una herramienta recientemente adquirida por Google que permitirá la migración sin problemas de información a Google Drive desde soluciones de almacenamiento On-Premise, en la nube o híbridas.
AppBridge no sólo permite mover grandes cantidades de datos desde distintos tipos de plataformas, sino que también posibilitan la migración de la estructura en que estos están organizados y los permisos asignados a estos. De esta forma, AppBridge ayuda a sortear los problemas que comúnmente se presentan en los procesos de migración de datos, manteniendo la seguridad de la información a la vez que no entorpece el trabajo de los empleados al mantener la consistencia de la información y su orden luego de la migración.
Drive File Stream
Drive File Stream permite acceder al contenido almacenado en Drive directamente, sin realizer procesos de descarga y sincronización de datos que consumen vastas cantidades de memoria RAM y espacio en disco duro. Drive File Stream permite acceder a contenido específico bajo demanda directamente desde el ordenador de un usuario, sin requerir servidores intermedios ni espacio en disco, sino que se hace un streaming de los archivos necesarios.
Drive File Stream no sólo permite un acceso rápido a la información necesaria consumiendo la menos cantidad posible de datos, sino que impide que toda la información de la compañía termine en un dispositivo portátil de un empleado.
Quick Access para equipos
Quick Access es una herramienta potenciada por la misma tecnología de inteligencia artificial de Google utilizada en Gmail Smart Reply y Google Sheets Explore, que permite a los equipos de trabajo ahorrar tiempo y hacer decisiones más inteligentes al ofrecer la información acertada en el momento apropiado, prediciendo los requerimientos basados en criterios como frecuencia de uso, información relacionada a reuniones cercanas, entre otros.
La mayor parte de estas nuevas herramientas ya están siendo desplegadas para los usuarios de la G Suite Business, Education y Enterprise de Google.
CEO de Marketers Group. Agencia de marketing digital especializada en servicios de SEO, Publicidad digital y Business Analytics. Director del portal Tiempodenegocios.com. Formador in-company para empresas como Bayer, Roche, Evercom, Claró Partners entre otras.
