Durante los últimos años, hemos visto el florecimiento del concepto de espacios abiertos en los locales de oficinas. Esta idea surge como una forma de eliminar barreras jerárquicas, incentivar el diálogo que lleve a la resolución de problemas o desarrollo de ideas de forma más eficiente y, en el tipo más extremo de este concepto, como forma de reducir los costes de espacio al dar la flexibilidad a los empleados de sentarse en donde quieran, evitando asignar puestos fijos a empleados que quizás no están regularmente en la oficina.
Muchas de las grandes empresas del mundo digital tales Facebook y Google, han acogido este concepto para sus oficinas. Quizás es por esto que cuando pensamos en una startup casi siempre se nos viene a la mente oficinas de espacios abiertos, con gente joven discutiendo apasionadamente sus ideas y desarrollando productos innovadores.
Sin embargo, los espacios abiertos también tienen sus aspectos negativos y muchas empresas lamentan haber hecho grandes inversiones para cambiar sus oficinas basadas en esta corriente, habiendo algunas de ellas que inclusive están considerando seriamente regresar a distribuciones de espacios más tradicionales. Es por esto que, antes de lanzarte por el concepto de espacios abiertos en tu oficina, toma en cuenta los siguientes aspectos:
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No necesariamente verás un aumento en el intercambio de ideas
Cuando hay carencia de separación entre espacios de trabajo, oiremos todo lo que hablan nuestros colegas. Si bien es cierto que eventualmente podríamos escuchar algo en lo que podríamos ayudar o dar una idea útil, la realidad es que la mayor parte del tiempo escucharemos cosas en la que no tenemos nada que aportar, sin contar las muchas conversaciones al móvil con familiares o el relato de fin de semana de tus compañeros. Sí, en una oficina de espacios abierto probablemente hablaremos más, pero no necesariamente sobre temas relacionados con trabajo, haciendo que muchas veces sean mayores las distracciones que los aportes que se hacen en una discusión grupal. Más aún, es una clara tendencia que siempre que hay espacios comunes como salas de reuniones, estas sean el lugar donde usualmente se desarrollen las tormentas de ideas reales y no en los puestos de trabajo.
Pérdida de productividad
Como mencionamos anteriormente, el no tener una barrera física que nos separe del resto de las personas genera distracciones visuales y auditivas que pueden impactar nuestra concentración y productividad. De hecho, de acuerdo con un estudio publicado en 2013 en el Journal of Environmental Psychology (Revista de Psicología Ambiental), la pérdida de productividad debido a la distracción auditiva se duplica en oficinas de espacios abiertos, en comparación con las oficinas privadas. Si bien algunos logran concentrarse a pesar del ruido y otros lo contrarrestan con audífonos, lo cierto es que puede haber un impacto en la concentración de las personas. La gerencia efectiva puede mitigar los abusos en cuanto a ruidos, pero es un hecho que tendremos que lidiar con más distracciones que en una oficina con distribución tradicional.
Insatisfacción de los empleados con su lugar de trabajo
La contaminación acústica, la incapacidad de conseguir un espacio para concentrarse y la imposibilidad de tener un espacio propio donde poder tener sus herramientas de trabajo y objetos personales, pueden ser causales de molestias entre los empleados. Si bien muchos de estos aspectos son consecuencia de la simple resistencia al cambio que podría ser tratada conversando con los empleados, lo cierto es que en ocasiones estas causas de insatisfacción son consecuencia de un deterioro real del espacio de trabajo. En un estudio publicado por la Universidad de Sydney mediante encuestas a empleados en oficinas de espacios abiertos, cerca del 50% de las personas en espacios totalmente abiertos y alrededor del 60% de las personas que trabajan en oficinas de cubículos con tabiques bajos, están inconformes con la falta de privacidad ante sonidos.
Pérdida de confidencialidad
Desde la discusión de temas gerenciales o de clientes que deben ser tratados de forma confidencial, hasta reuniones relacionadas con recursos humanos, convertir la oficina en un espacio totalmente colectivo podría no dejar espacio para actividades muy importantes que requieren privacidad. Hay temas que no se pueden ser conocidas por todos y debe haber espacios donde un empleado pueda conversar en privado con su gerente o personal de Recursos Humanos. La pérdida de la confidencialidad y la privacidad no sólo pueden incomodar a los empleados sino convertirse inclusive en problemas que realmente impacten al negocio al violar secretos de marca, acuerdos de confidencialidad o evitando que empleados discutan ciertos temas para evitar ser escuchados por quienes no deben.
Si bien los espacios abiertos pueden seguir siendo una buena alternativa, es posible que el diseño ideal para tus oficinas sea algo entre esta tendencia y los diseños más tradicionales. Posibilidades intermedias podrían ser mantener separaciones a media altura entre grupos de trabajo distintos, maximizar la cantidad de salas de reuniones en vez de convertir toda la oficina en un único espacio y disponer de pequeñas salas para tratar temas privados o conversaciones con superiores.
Antes de adoptar cualquier opción de diseño de espacios, ten presente la cantidad de empleados que tienes, la acústica del lugar, proveer espacios aislados para discusiones grupales, disponer de algunos espacios para tratar temas privados, y tener un grupo de liderazgo capaz de evitar abusos en cuanto a ruidos en el espacio de trabajo.
CEO de Marketers Group. Agencia de marketing digital especializada en servicios de SEO, Publicidad digital y Business Analytics. Director del portal Tiempodenegocios.com. Formador in-company para empresas como Bayer, Roche, Evercom, Claró Partners entre otras.
