Un contrato es el documento en el que se especifican los términos por los que dos empresas, dos personas o dos organizaciones cumplen su parte de su acuerdo al hacer negocios. Un documento básico para el buen funcionamiento y la rentabilidad de cualquier negocio, ya que, cuando un contrato falla o sus cláusulas no se especifican bien, se pueden sufrir numerosas pérdidas.
Una gestión eficaz puede realizarse de forma manual, almacenándolos en carpetas y archivadores, pero también se puede recurrir a software de administración contractual. Un recurso que ayuda a reducir los errores, automatizando muchos procesos asociados a la gestión del contrato, al tiempo que supone un ahorro de tiempo y aporta valor a la empresa.
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¿Qué es la gestión de contratos?
La gestión de contratos es pues la administración de todo el proceso vital del documento, desde su creación a su ejecución y, tras su cumplimiento, su archivo y almacenamiento. Una gestión que permite optimizar el rendimiento operativo y financiero de la empresa, al tiempo que se reduce el riesgo financiero.
La gestión de contratos requiere tiempo y precisión, resultando realmente interesante y beneficioso recurrir a sistemas que permitan la gestión automática y efectiva. Unos sistemas de software que aportan numerosas ventajas como:
- Mayores beneficios financieros y comerciales.
- Se minimiza las posibles sorpresas contractuales y hay mayor control sobre posibles disputas.
- Ambas partes quedan satisfechas con la buena gestión.
¿Qué etapas integran la gestión de contratos?
Ese proceso de gestión de contratos está dividido en una serie de fases que, si se hacen a la manera tradicional, pueden llevar bastante trabajo y tiempo. Así, las fases o etapas son:
- Solicitud y búsqueda de toda la documentación pertinente para comenzar el proceso.
- Redacción del contrato. Los sistemas automatizados facilitan mucho esta fase al aligerar la redacción.
- Negociación del contrato. Se revisa lo redactado y se compara con otros contratos previos, además de anotar todos aquellos puntos de debate o desacuerdo.
- Aprobación del contrato.
- Ejecución del contrato con control y firma por parte de los interesados.
- Gestión de las obligaciones.
- Revisiones y cambios.
- Auditoría e informes.
- Renovación.
Beneficios de la automatización del proceso de gestión de contratos
Un software de automatización de contratos ofrece una serie de ventajas que permiten mejorar mucho el funcionamiento de nuestra empresa:
- Permite centralizar todos los contratos a través de un único canal.
- Genera procesos ordenados para agilizar el proceso de aprobación o de rechazo de los contratos.
- Incluye una firma electrónica simple, segura y válida legalmente.
- Ofrece firma digital avanzada o digital.
- Encuentra los contratos centralizados.
- Posibilita la búsqueda de contenido dentro de los contratos.
- También es posible hacer búsquedas en el contenido de los contratos empleando palabras clave y establecer filtros y etiquetas.
- Potencia la trazabilidad de los contratos desde el repositorio.
- Te recuerda todos aquellos hitos clave y las fechas de los contratos.
- Se pueden establecer alertas en fechas claves para la renovación de contratos, por ejemplo.
- Ofrece una navegación fácil, intuitiva y rápida, ofreciendo una gestión clara, responsable y eficiente.
CEO de Marketers Group. Agencia de marketing digital especializada en servicios de SEO, Publicidad digital y Business Analytics. Director del portal Tiempodenegocios.com. Formador in-company para empresas como Bayer, Roche, Evercom, Claró Partners entre otras.
