Ya quedaron atrás esos enormes libros de contabilidad en los que encontrar una información relevante era cuestión de horas. La tecnología nos ha permitido evolucionar en este sentido y, actualmente, las empresas se decantan claramente por el formato digital para todos los documentos importantes, especialmente si hablamos de la digitalización de gastos.
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Digitalización de gastos
Mantener un control y seguimiento adecuados de la contabilidad de nuestra empresa es un factor fundamental si queremos evitar problemas económicos en el futuro. En este sentido, los gastos representan un aspecto importante que hay que tener en cuenta.
Es por ello por lo que la digitalización de gastos es la mejor solución para resolver inconvenientes en nuestro departamento de contabilidad.
Gestión de hojas de gastos
Para realizar una correcta supervisión de nuestros gastos, la gestión de las hojas de gastos resulta esencial. Este documento tan importante para la contabilidad de las empresas sirve para que los trabajadores puedan solicitar el reembolso de pagos que han realizado para cumplir con sus obligaciones laborales. Estas hojas de gastos son validadas a través de un procedimiento sencillo que la empresa debe controlar. De hecho, esto se realiza mayormente de manera informatizada.
Pero ¿de qué nos sirve realmente la digitalización de gastos en nuestra empresa?
Ventajas básicas de la gestión digital
La era digital nos ha traído numerosas ventajas en todos los niveles de nuestra vida. Sin embargo, uno de los puntos más beneficiados por esta evolución es nuestra empresa.
Para empezar, y aunque parezca obvio, la digitalización de gastos en el seno de nuestra empresa nos permite conservar esta información, a veces tan fundamental, a lo largo de toda nuestra actividad profesional. ¡Y además no ocupa espacio físico en nuestras oficinas!
Algo que agradecerán los trabajadores es la disminución de la carga de trabajo, ya que facilita el trabajo de administración y/o recursos humanos en el departamento correspondiente. Al tenerlo todo informatizado, la búsqueda precisa de cierto documento se realiza en unos segundos, ya que no nos vemos obligados a revisar cada carpeta tal y como sucedía con los almacenes físicos. Así, la carga de trabajo se verá reducida y podremos dedicar el tiempo ahorrado en otras acciones.
Pero no solo se ahorra tiempo, sino que además resulta más eficaz. Al ser un proceso mecanizado, los errores relacionados con pérdidas de documentos o cálculos son inferiores y, en caso de equivocación, su corrección es realmente rápida y sencilla.
Por otra parte, este proceso mecanizado nos permite mantener un registro permanente de nuestros gastos. Así, el seguimiento es realmente sencillo y nos facilita cumplir los requisitos de las administraciones públicas. De hecho, a efectos legales, actualmente un documento en formato digital es igualmente válido que uno en papel.
Por último, tener contenta a nuestra plantilla de trabajadores es la base del éxito. Así, con la digitalización de gastos, los empleados podrán seguir el reembolso de sus gastos ligados a sus obligaciones laborales.
El acceso es quizás una de las ventajas más destacables en cuanto a la digitalización de gastos. Al tener nuestros documentos en formato digital, si disponemos de un sistema eficaz y damos los permisos correspondientes, cualquier trabajador puede acceder a estos documentos en cualquier momento y en cualquier rincón del planeta.
En resumen, la digitalización es todo un acierto
Tantas empresas no podían estar equivocadas. La digitalización de gastos es una acción que puede aportarnos grandes ventajas en el día a día de nuestra oficina, pero no es la única forma de mejorar nuestra productividad. Sigue este enlace para ver otras formas de conseguirlo.
CEO de Marketers Group. Agencia de marketing digital especializada en servicios de SEO, Publicidad digital y Business Analytics. Director del portal Tiempodenegocios.com. Formador in-company para empresas como Bayer, Roche, Evercom, Claró Partners entre otras.
