Los software de gestión de personal son una de las herramientas más demandadas actualmente por empresas de todos los tamaños y sectores.
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Qué se lleva de verdad el tiempo de administrar personal
La administración de personal puede llegar a consumir mucho tiempo y dinero porque cada vez son más las tareas que los responsables deben desempeñar: Cuadrar horarios, vacaciones, gestionar bajas o ausencias, elaborar las nóminas… A lo que hay que añadir la nueva exigencia de la Inspección de Trabajo: registrar adecuadamente las horas de entrada y salida de los trabajadores y elaborar los informes correspondientes.
El control horario es el núcleo del sistema
En un software de gestión de personal el control horario de los empleados ocupa una posición primordial y ayudan a gestionar los horarios, las vacaciones, retrasos, horas extra… Se convierten así en una herramienta muy útil para pequeñas y medianas empresas donde, por ejemplo, no es posible contratar a personal que se ocupe de manera específica de estos aspectos.
Cómo elegir el programa que encaja con tu empresa
Hay muchos programas de gestión de personal y esto a veces complica la elección de uno que se adapte a nuestras necesidades, por eso, te damos algunos consejos a tener en cuenta a la hora de elegirlo:
- El programa debe permitir registrar las entradas y salidas de los empleados teniendo en cuenta todas las peculiaridades; horarios partidos, horarios nocturnos, teletrabajo… Además, debe permitir exportar todos estos datos a otras aplicaciones.
- Es necesario que permita elaborar informes flexibles adaptados a las necesidades de cada empresa.
- Si nunca has utilizado un programa que te ayude en la administración de personal, es muy importante que el programa que escojas cuente con un servicio de asistencia técnica para que te ayuden a resolver todas tus dudas sobre la instalación y uso del software.
El registro de jornada es obligatorio desde 2019
Aquí no se trata solo de ganar eficiencia. El Real Decreto-ley 8/2019 modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y, desde el 12 de mayo de ese año, toda empresa está obligada a registrar la jornada diaria de cada trabajador, con la hora de inicio y la de fin. El registro hay que conservarlo cuatro años y tenerlo a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
Eso convierte al software de control de personal en algo que ya no es opcional: si el registro se lleva en una hoja de cálculo o en un cuaderno, sigue siendo válido, pero se vuelve difícil de conservar, de consultar y de demostrar. Un programa que lo haga automáticamente resuelve la obligación legal y, de paso, deja los datos listos para calcular nóminas y horas extra.
Los errores que más caros salen al implantarlo
El primero es comprar por funcionalidades y no por uso real. Un programa con cincuenta módulos que nadie abre rinde menos que uno sencillo que la plantilla usa todos los días. Antes de decidir, mira quién va a fichar y desde dónde: no es lo mismo una oficina con ordenadores que un equipo repartido en obra o en ruta.
El segundo es implantarlo sin contarlo. El control horario toca algo sensible, y si el equipo lo percibe como vigilancia en vez de como una obligación legal que también le protege —porque deja constancia de las horas de más—, la resistencia aparece sola. Explicar para qué es y qué se hace con los datos cuesta una reunión y ahorra meses de fricción.
El tercero es no comprobar la exportación. Los datos del control horario acaban en la nómina y, si hay una inspección, en un informe. Si el programa no exporta a un formato que tu gestoría pueda leer, habrás automatizado el fichaje para volver a teclearlo todo después.
