Si tu negocio depende de una variedad de documentos y registros importantes, es posible que te resulte abrumador mantenerlos organizados. Ahí es donde entra en juego un sistema de gestión de documentos.
En esencia, un gestor documental es un tipo de software que captura, almacena, recupera y distribuye documentos digitales. Al más alto nivel, le permite proporcionar rápida y fácilmente a los empleados, clientes y proveedores la información que necesitan, reduciendo las ineficiencias para cumplir con sus objetivos comerciales.
Pero, ¿cuáles son los beneficios específicos de un sistema de gestión de documentos y cómo se ve eso para una organización?
Índice del contenido
Cuáles son las ventajas de la gestión documental
Hay muchos beneficios al utilizar una herramienta que ayuda a administrar la documentación de su empresa, y saber cuáles son es el primer paso para elegir el sistema de administración de documentos adecuado. Sigue leyendo para saber cuáles son las ventajas de la gestión documental dentro de la empresa.
Menos espacio de almacenamiento
Los costes de almacenar documentos en papel pueden acumularse rápidamente. Después de todo, debes comprar y hacer espacio para archivadores, cajas y contenedores de almacenamiento. Un informe encontró que el almacenamiento físico de documentos consumía aproximadamente el 15 por ciento del espacio total de la oficina.
Dado que un sistema de gestión de documentos es una solución basada en software, podrás liberar espacio y almacenar las copias impresas necesarias fuera del sitio en lugares más asequibles como un almacén.
Ofrece copia de seguridad/recuperación de documentos
El almacenamiento de documentos físicos no solo es caro, también conlleva sus riesgos Un incendio, una inundación, un terremoto u otro desastre pueden destruir la valiosa información de años y afectar seriamente su negocio. Lo creas o no, del 40 al 60 por ciento de todas las pequeñas empresas nunca vuelven a abrir sus puertas después de un desastre. Desafortunadamente, aunque puede serlo, no es demasiado sorprendente: cuando ocurre un desastre, es prácticamente imposible recuperar archivos cruciales.
Al almacenar electrónicamente sus documentos en un sistema de administración de documentos, especialmente uno que esté basado en la nube y fuera del sitio, podrás evitar este problema y respaldar y proteger fácilmente su información.
Mejora los flujos de trabajo
Ahorra horas a tu equipo alojando archivos en un sistema de gestión de documentos, así optimizarás los flujos de trabajo y podrás hacer una buena gestión de equipos. Dado que el sistema actúa como un depósito centralizado fácil de usar, los empleados pueden encontrar lo que necesitan rápidamente, compartir archivos fácilmente y determinar de un vistazo qué tan reciente es el documento. Esa simplificación les ayuda a dedicar su tiempo a tareas más importantes.
Promueve un mejor control y organización de versiones
Incluso si te has vuelto digital, puede ser difícil determinar si el documento que estás viendo es la versión más actualizada. Recuerda, que los trabajadores pueden trabajar mejor con el control de versiones. Claramente, esto puede conducir a confusión y desorganización.
Un buen sistema de gestión de documentos evita estos dolores de cabeza al realizar un seguimiento de las ediciones y proporcionar un historial de documentos. De esa manera, puedes ver todos los cambios y siempre tener acceso a la última versión.
Facilita el cumplimiento normativo
Cada industria tiene diferentes requisitos de cumplimiento y no siempre es fácil cumplirlos. Ese tipo de incumplimiento no solo lo expone a problemas legales y posibles multas considerables, sino que también puede dañar su reputación y, en última instancia, afectar su balance final.
Un sistema de gestión de documentos puede facilitar el cumplimiento de las leyes fiscales, la Administración de Salud y Seguridad Ocupacional y otras reglamentaciones federales o estatales. Podrá organizar y proteger automáticamente los archivos según las normas y almacenarlos sin problemas.
Otorga un acceso más amplio a los documentos
Uno de los mayores problemas con los documentos físicos es que solo pueden estar en un lugar en un momento dado, y hacer copias no siempre es eficiente o seguro. Si invierte en un sistema para administrar estos archivos, todos los que necesitan acceder a un documento pueden hacerlo, sin tener que esperar a que alguien más termine con él.
Además, los miembros del equipo pueden hacer clic en estos formularios desde múltiples dispositivos, como computadoras de escritorio, portátiles o incluso dispositivos móviles. Un sistema de gestión de documentos garantiza que todos los que necesitan acceso a los documentos lo tengan.
Ahorra tiempo y dinero
La gestión de archivos en papel requiere mucho tiempo y es costosa. Un sistema de administración de documentos puede ahorrar tiempo y dinero, ya que los empleados pueden usarlo para buscar por palabra, frase o texto completo y encontrar rápidamente lo que necesitan. Dado que todos los documentos se almacenan en la nube, sus empleados pueden cumplir sus objetivos en una fracción del costo y el tiempo.
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