¿Cómo preparar un viaje de negocios?

El crecimiento de las relaciones a nivel internacional y la apertura de mercados a nuevos países han llevado a muchas empresas a aumentar sus desplazamientos comerciales. Los viajes de negocio o comerciales son un pilar fundamental de éxito para cualquier empresa que desea ampliar su red de contactos y ventas.

Según el barómetro europeo de Viajes de Empresa, en 2018 habrá una mayor inversión en viajes empresariales respecto a 2017. Se prevé que las empresas españolas contratarán un 7% más de viajes de negocios. El mismo barómetro informa que se empieza a ver un creciente interés por la seguridad en los viajes, incluso por encima de la eficiencia del mismo o la reducción de los costes para la empresa.

¿Qué objetivos persigue un viaje de negocios?

Organizar un viaje de negocios no es tarea fácil para ninguna empresa, por muy acostumbrada que esté a realizar este tipo de desplazamientos. El objetivo es garantizar que aporte los resultados esperados. Solo así tendrá sentido haber utilizado los recursos de la empresa: tanto el presupuesto, o tiempo invertido, como los empleados que viajan.

Para que el viaje de negocios acabe siendo productivo para la empresa, es necesario planificarlo y organizarlo al detalle. Evitar el mayor número de riesgos posibles y asegurar el bienestar de los empleados que viajan es fundamental para que el viaje corporativo sea un éxito.

Organizar un viaje de negocios

Desplazamientos y alojamiento

Se trata de decidir qué transporte se va a contratar para llegar al destino. No sólo se debería tener en cuenta el coste de los billetes. Las ofertas más económicas suelen ser vuelos que salen a primera hora de la mañana o a última hora de la noche, lo que puede suponer un coste adicional de transporte privado para llegar al aeropuerto o a la estación. Vuelos de aerolíneas low-cost pueden incluso llevar a aeropuertos más bien alejados de la ciudad de destino. Es mejor encontrar un equilibrio entre el precio y los horarios, para no sacrificar la comodidad del trabajador que va a viajar y aumentar su productividad. La reserva del alojamiento debe basarse en el mismo principio. Es importante buscar una categoría media que favorezca ambas partes, además de tener en cuenta la cercanía al lugar de reuniones para no perder tiempo en desplazamientos.

Organización de la agenda

Antes de salir de viaje de negocios es necesario revisar que todas las tareas y reuniones estén correctamente fijadas en la agenda. Fuera de la oficina es más fácil cometer errores y tener dudas sobre los horarios de reunión, lugares dónde ir, información básica del cliente y similares. Por esto, al planificar un viaje corporativo debe asegurarse de añadir la siguiente información en las entradas de la agenda:

  • Ubicaciones concretas y mapas
  • Restaurantes recomendados
  • Medios de transportes y alternativas
  • Tema y resumen de las reuniones
  • Información del cliente
  • Nombres y cargos del cliente
  • Información de trato y enlaces del cliente: web, app, email, teléfono, etc.

Control de gastos

Para el departamento financiero de las empresas que realizan viajes de negocios suele ser una ardua tarea rastrear las diferencias entre las facturas de las agencias y los extractos bancarios, así como controlar los gastos de cada uno de los empleados. Para simplificar estas tareas a las compañías existen las Travel Account que son tarjetas de crédito para viajes empresariales que se emiten sin plástico y centralizan todos los pagos que contrate una empresa a su agencia de viajes. Con ello, se emite un extracto mensual en el que aparecen de forma detallada cada uno de los gastos ya conciliados. Este tipo de cuentas son ofrecidas por compañías como Diners Club Spain. Por otra parte, gracias a estos datos tan detallados de los gastos, el departamento de compras de la empresa puede hacer un análisis y así negociar tarifas con los proveedores de viaje más habituales para reducirlos costes de los futuros viajes de sus empleados.

Asistencia durante el viaje

Es importante que la empresa tenga un procedimiento para los pasos a seguir si al empleado le ocurre cualquier imprevisto durante el viaje. Un seguro de asistencia en viaje puede ser una buena solución para estas ocasiones. Estos seguros pueden ser contratados de forma convencional en cualquier aseguradora. Otra opción son las tarjetas especializadas en los viajes corporativos que también ofrecen coberturas de asistencia siempre y cuando el viaje del empleado se haya pagado a través de la misma.

Soporte tecnológico

Resulta ya difícil imaginarse cómo hace unas décadas se viajaba sin gadgets. Estas herramientas han facilitado las necesidades empresariales, tanto en gestión de tareas como para comunicaciones internas.  Llevarse la oficina en el bolsillo supone una libertad de movimiento básica para triunfar en los negocios 2.0. El smartphone, la tablet y el ordenador portátil son dispositivos indispensables para cualquier trabajador que tenga que realizar viajes de negocio. Además de tener la función de soporte en las reuniones, sirven para la comunicación simultánea con la oficina central.

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