En la actualidad, tras el surgimiento de la pandemia del COVID-19, la forma de pautar reuniones de trabajo se ha transformado vertiginosamente, por lo que muchas empresas y negocios han optado por realizar reuniones virtuales.
Esto se debe principalmente a que este virus ha sido motivo de que en muchos países se hayan aplicado estrictas medidas de confinamiento, de modo tal que muchas organizaciones se han visto en la necesidad de optar por el teletrabajo o home office para continuar ofreciendo sus productos y/o servicios.
Además, si bien existen alternativas de comunicación como el envío de emails o llamadas telefónicas, suelen considerarse una mejor opción las reuniones virtuales, debido a que durante estos encuentros es mucho más factible poder comunicarse de una forma efectiva.
Sin embargo, al realizar un encuentro virtual es importante tener en cuenta algunas prácticas para llevarlo a cabo de un modo eficaz.
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¿Cómo convertirse en un mejor anfitrión de reuniones virtuales?
Al tratarse de reuniones virtuales, siempre existe la posibilidad de que ocurra algún imprevisto a nivel técnico, de manera que lo ideal es verificar que todos los equipos requeridos para realizar la discusión estén en condiciones óptimas.
No solamente basta con documentarse e investigar en torno a estos software, sino que también hay que hacer pruebas para verificar cuál de las aplicaciones para reuniones virtuales es la más adecuada.
Algunos software como Zoom pueden ser idóneos para organizar videoconferencias y discusiones con un considerable número de asistentes, pero si se desea usar estos medios digitales para hacer trabajos de manera colaborativa o en equipo, existen opciones más viables como Slack.
Otra opción suele ser Skype, que es perfecto para realizar una entrevista laboral o reuniones virtuales de negocios.
Asimismo, en las reuniones virtuales, al igual que en los encuentros presenciales, el anfitrión debe estar conectado con suficiente tiempo de antelación, ya que de ese modo proyectará una imagen de seriedad y profesionalismo y generará una respuesta positiva de parte de los asistentes.
De esta forma, entre las principales recomendaciones para ser un buen anfitrión de reuniones virtuales se pueden destacar las siguientes:
1. Comunicar cuál es el propósito de la reunión
Al realizar una reunión virtual es importante que cuando se dé inicio al encuentro se comunique cuál es su propósito y se exponga de manera resumida de qué forma se irá desarrollando. Esto permitirá que los asistentes sepan con mayor claridad acerca de qué aspectos se hablará en el transcurso de la actividad.
También se recomienda establecer las reglas que se deben acatar durante el desarrollo de la actividad, debido a que permitirá que los asistentes sepan cuándo deben participar para expresar sus opiniones o inquietudes.
- Usar un VPN para garantizar la seguridad de la reunión
Para garantizar la privacidad de las reuniones virtuales se recomienda usar una VPN, ya que podrá disminuir los riesgos de que ocurra algún inconveniente que pueda poner en riesgo la seguridad y privacidad digital del anfitrión o los asistentes. El modo de cómo usar una VPN suele ser bastante sencillo y generará mayor confianza y tranquilidad al momento de desarrollar reuniones virtuales exitosas.
Esta tecnología es ideal para poder tener una conexión a Internet 100% segura mediante un túnel virtual encriptado y cuando se establezca la conexión a la aplicación, pasará todo el tráfico de Internet a través de este túnel que a su vez va a garantizar seguridad en las videoconferencias de teletrabajo.
3. Propiciar la interacción de los participantes
Desde el inicio de la discusión es importante aplicar técnicas y estrategias comunicativas que permitan mantener el interés del público y propicien una comunicación efectiva con los asistentes. Por lo tanto, desde que esta se comienza a desarrollar se deben usar ejemplos y analogías de los puntos a tratar para fomentar reuniones virtuales dinámicas.
Las personas suelen sentir mayor conexión y comprenden mejor las anécdotas o situaciones prácticas, especialmente si estas evocan hechos de la vida cotidiana o se ajustan perfectamente a experiencias relacionadas con el entorno laboral.
4. Tratar a los asistentes con familiaridad
En la medida en la que se trate a los participantes con familiaridad y se transmitan emociones positivas que permitan crear un ambiente ameno para el desarrollo de las reuniones virtuales, estas podrán ser más enriquecedoras tanto para el anfitrión como para estos asistentes.
De este modo, se podrán tener más alternativas e ideas si las reuniones se realizan con la finalidad de solventar problemáticas a nivel laboral o para planificar el desarrollo de un proyecto en particular, puesto que tanto los participantes como el anfitrión podrán llegar a acuerdos en la medida que se comuniquen de una forma efectiva.
5. Mantener un seguimiento del desarrollo de la actividad
Lo ideal es que el anfitrión se encargue de corroborar que la información que esté comunicando realmente se está transmitiendo de un modo idóneo, para lo que debe llevar un seguimiento en el que analice si los participantes están comprendiendo los mensajes que se han compartido.
Las plataformas que se utilizan para desarrollar estas reuniones virtuales suelen brindar la facilidad de poder elegir a algunos participantes para realizarles preguntas de seguimiento y cerciorarse de que la actividad se está llevando a cabo de un modo exitoso.
Conclusión
Las reuniones virtuales en Internet se han convertido en una de las mejores alternativas para poder continuar llevando a cabo diversas asignaciones laborales, en vista de que estas permiten realizar múltiples labores como tener un seguimiento de los empleados, realizar entrevistas laborales e incluso concretar negocios en estas circunstancias donde lo más recomendable es mantener la distancia social.
Por lo tanto, tanto los directivos como los empleados de un negocio o empresa deben abrirse a la posibilidad de emplear estas tecnologías para organizar encuentros en los cuales poder expresar sus inquietudes y opiniones, tal como lo hacían de manera presencial.
CEO de Marketers Group. Agencia de marketing digital especializada en servicios de SEO, Publicidad digital y Business Analytics. Director del portal Tiempodenegocios.com. Formador in-company para empresas como Bayer, Roche, Evercom, Claró Partners entre otras.
