La facturación emitida y recibida en una empresa implica una enorme cantidad de trabajo para el departamento de administración. Aunque existen en el mercado muchos programas de facturación, hay aún una gran parte de trabajo manual, trabajo que muchas veces es rutinario y que quita mucho tiempo porque está poco automatizado.
La mayoría de los programas necesitan que las facturas se piquen a mano, una a una. Lleguen en PDF, formato electrónico o en papel, sigue siendo necesario anotarlas en el programa de facturación, tecleando la información en los distintos campos.
Pero gracias a la inteligencia artificial y el big data, algunas soluciones de facturación van mucho más allá.
Te recomiendo ver el sitio web de una de ellas para que te hagas una idea de todo lo que se puede lograr con una solución de facturación de última generación.
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Ventajas de una solución de facturación automatizada
Gracias a la inteligencia artificial, al big data y al deep learning, el flujo de trabajo de emisión, recepción y procesamiento de facturas se realiza de forma intuitiva y rápida, sin manejo de papel y registrando la mayoría de los datos al instante.
De este modo, es posible crear y validar órdenes de compra y albaranes a través de un workflow ágil. La validación de estos procesos también es online.
Las captura de los documentos se realiza por varias vías:
- Escaneo inteligente de facturas en papel, extrayendo el contenido necesario: emisor, base imponible, concepto, tipo de IVA, etc.
- Procesamiento de facturas digitales EDI.
Este programa se integra con los ERP y CRM líderes, con lo que se ahorra mucho tiempo, ya que se vuelcan los datos y se simplifican los procesos de contabilización, gestión de tesorería, ventas e información comercial.
Los asientos contables, las órdenes de pago SEPA y otros trámites se hacen en muy pocos clics, con una navegación intuitiva y con todo el proceso respaldado en la nube.
Qué debemos pedirle a un programa de facturación en 2022
Un programa de facturación moderno debe ser capaz de:
- Aumentar la productividad, tanto del personal de administración como de los responsables de los departamentos financiero y contable. La automatización de procesos que hemos descrito más arriba ahorra tiempo a los técnicos de administración, pero también a los directivos, ya que estos tienen una información más accesible y actualizada para la toma de decisiones.
- Eliminar el odioso papel que ocupa mucho espacio y hace perder mucho tiempo en su manipulación. Además, estaremos contribuyendo a la sostenibilidad.
- Reducir los riesgos de errores o posibles fraudes. La información está encriptada y hay una trazabilidad de todo el proceso. Es más difícil alterarla sin que salten las correspondientes alarmas.
- Mayor eficiencia del personal debido a que el flujo de trabajo es más ágil y sencillo.
- Todo esto redunda en una mayor eficiencia de los departamentos, con lo que esto implica: reducción de costes, información en tiempo real.
En resumen, nos encontramos con un programa ágil, fácilmente integrable con los ERP más conocidos del mercado y que ofrece mucha y valiosa información en tiempo real y con menor esfuerzo. El control económico de una empresa es vital. Si no tenemos una buena fuente de datos, las decisiones que tomemos para corregir una trayectoria crítica llegarán tarde.
CEO de Marketers Group. Agencia de marketing digital especializada en servicios de SEO, Publicidad digital y Business Analytics. Director del portal Tiempodenegocios.com. Formador in-company para empresas como Bayer, Roche, Evercom, Claró Partners entre otras.
