En la era digital, la proliferación de distintas plataformas para la difusión de audio, vídeos y conversaciones en tiempo real, han abierto las puertas para trasladar aquellos eventos que se organizaban en una locación física y con una gran cantidad de personas, hacia un entorno digital.
De acuerdo con un estudio realizado por Regalix, 96% de los responsables de marketing de empresas B2B afirman que el marketing a través de eventos acelera la generación de leads y mejoran considerablemente las proyecciones de ventas.
De esta forma, la realización de eventos como webinars y ferias virtuales puede no sólo ser una buena forma de captar nuevos clientes y continuar avanzando en el ciclo de ventas, sino que pueden permitir mejorar el alcance del marketing de eventos a más personas, además de disminuir –en algunos casos- los costes de realización y tareas logísticas para su organización. Asimismo, la web puede potenciar el impacto de un evento que ocurra en vivo, al abrir un canal digital para que más personas que las que pueden acceder al evento físico –ya sea por limitaciones del aforo del sitio o por la imposibilidad de desplazarse hacia el lugar- amplificando la resonancia de lo que ocurre en vivo e, inclusive, complementando la experiencia de los asistentes al evento real.
Índice del contenido
Cómo hacer un webinar y ganar leads
Los eventos y webinars constituyen un medio muy útil para demostrar el liderazgo de la marca en un segmento, mejorar el relacionamiento con clientes consumados y potenciales y permitir a los clientes percibir todo el potencial que tienen los productos y servicios ofrecidos.
Para ejecutar webinars y eventos en línea que sean realmente provechosos, deben seguirse los siguientes pasos:
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Planificar una estrategia
Como todas las actividades que se conducen en el mundo del marketing, el marketing de eventos debe responder a una estrategia clara que ayude a determinar precisamente qué actividades son las más idóneas para realizar y sobre qué temáticas ha de tratar el webinar o evento virtual que decida hacerse. Por ejemplo, una feria virtual puede ayudar a los clientes a descubrir una nueva marca y su oferta de productos o servicios, mientras que un webinar puede ser mucho más atractivo para aquellos clientes que busquen aprender más sobre cómo utilizar los productos o servicios de una organización, o para aquellos potenciales clientes que requieran tener mayor información sobre funcionalidades y particularidades, que las especificaciones generales compartidas en la mayor parte del material promocional.
Parte de la planificación del evento y su estrategia, debe ser el establecimiento de objetivos que puedan ser cuantificables y verificables posteriormente.
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Promocionar el webinar o evento en línea
No importa lo bien organizado y ejecutado que sea un webinar o un evento en línea, si la asistencia es baja o nula. Aunque costosa, la promoción de un evento en línea es vital para evitar perder todo el dinero, tiempo y esfuerzo invertido en la ejecución de la actividad en línea en sí misma, con lo cual se convierte en uno de los aspectos clave para el éxito de este tipo de instrumentos de mercadeo.
A pesar el desafío de la adecuada promoción de un evento virtual, es posible que buena parte de los canales y público objetivo estén apropiadamente mapeados a través del resto de las actividades ejecutadas siguiendo el resto de la estrategia digital de la organización. No obstante, igual debe crearse contenido apropiado para una efectiva difusión del evento a través de las redes sociales, blogs y base de datos de emails que la organización ya disponga, así como deben generarse algunos canales específicos para la actividad, como la creación de una landing page y difusión en publicidad paga.
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Garantizar una experiencia excepcional
La ejecución de un evento en línea debe ser siempre ejecutado de una forma impecable, a fin de generar un impacto positivo real en los asistentes. En este sentido, un evento mal ejecutado no sólo supondrá la pérdida –parcial o total- de dinero y tiempo que conllevó su organización, en tanto los objetivos probablemente no sean cumplidos, sino que podría generar una mella en la reputación de la organización, dado que la audiencia podría valorar negativamente la falta de organización y pérdida de tiempo que supone un evento mal organizado.
La práctica por parte de los ponentes o instructores invitados a un evento es vital, y aún cuando en algunos casos se pueda incorporar personas con una probada trayectoria en este tipo de eventos, lo cierto es que a veces, ya sea porque se quiere explicar algo muy específico de los productos de la organización o porque haya limitaciones para contratar a alguien externo, debe recurrirse a personas con poca o ninguna experiencia para este tipo de actividades que requerirán no sólo pulir sus habilidades ante el público, sino que puede permitir a estas y al equipo de producción familiarizarse con la plataforma a través de la cual se transmitirá el evento.
Asimismo, las herramientas digitales simplifican y permiten ampliar el alcance de muchas tareas que eran complejas e ineficientes en eventos cara a cara, como el registro de asistencia que puede aportar información vital para generar nuevos leads, así como la obtención de retroalimentación con respecto al evento, permitiendo inclusive corregir aspectos en tiempo real.
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Medir el éxito del evento
Como cualquier otra actividad dentro de la estrategia de marketing de una organización, el impacto de los eventos virtuales y webinars debe ser cuantificado a fin de verificar su éxito. Desde la asistencia a cada evento, pasando por los leads generados y posibles ventas impulsadas, el ROI de cada evento debe ser favorable para justificar el coste, la inversión de tiempo y esfuerzos que este tipo de actividades supone. Esto ayudará a verificar si los objetivos planteados a priori fueron alcanzados, así como hacer correcciones para futuros eventos.
Debe siempre hacerse seguimiento a todos los leads generados a partir de un evento o un webinar, a fin de poder realmente sacar provecho de los recursos invertidos en su realización. En este sentido, debe tomarse en cuenta que los impactos de un evento deben proyectarse más allá del momento específico en el tiempo en el que ocurrieron, no sólo haciendo un acompañamiento a esos clientes potenciales obtenidos en la actividad, sino valiéndose de las discusiones, comentarios y casos de estudio del evento para generar más contenido a partir del mismo que sea atractivo a para el mercado.
CEO de Marketers Group. Agencia de marketing digital especializada en servicios de SEO, Publicidad digital y Business Analytics. Director del portal Tiempodenegocios.com. Formador in-company para empresas como Bayer, Roche, Evercom, Claró Partners entre otras.
