El IVA deducible: cómo y qué gastos desgravan

Todas las empresas, profesionales y autónomos tienen el derecho al IVA deducible que han pagado en bienes y servicios relacionados con su actividad. Para tener una buena gestión del IVA de los gastos de la empresa, existen tres requisitos que deben cumplirse. Que los gastos estén vinculados con la actividad, que puedan justificarse con documentación y estén registrados en la contabilidad.

Aquí te dejamos una serie de puntos para que resuelvas tus dudas, entiendas el funcionamiento de este impuesto y sepas cómo y qué gastos desgravan.

¿Qué es el IVA deducible?

El IVA deducible es la parte del IVA que todas las empresas, profesionales y autónomos pueden recuperar. Esto es debido a que los bienes o servicios que han desgravado están relacionados exclusivamente con su actividad. Es importante generar el modelo 303 de IVA trimestral para poder deducir el IVA de este tipo de diligencias. Para ello deberás presentarlo cuando te inscribas en el alta censal del régimen general del impuesto del IVA. Cuando te hayas dado de alta, podrás deducir el IVA de tus gastos y contabilizar las actividades no exentas fácilmente.

Tanto empresas como profesionales y autónomos deberán hacer frente al pago del IVA al adquirir los bienes o servicios de su actividad. En el momento de hacer los trámites para su devolución, no debes confundir el IVA deducible con el IVA soportado. El IVA soportado se puede recuperar con el modelo 303 del IVA trimestral a Hacienda. Aun así, no todo el IVA soportado en la compra de bienes o servicios es deducible.

Requisitos para que el IVA soportado sea deducible

El IVA soportado puede dividirse en dos clases con el mismo rango de importancia: IVA deducible e IVA no deducible. Para que el IVA soportado sea deducible, hay varios requisitos y condiciones exigidas por la Administración que debe cumplirse. Los requisitos para que el IVA soportado sea deducible son los siguientes:

• Los gastos deben estar vinculados estrictamente a la actividad económica desarrollada por parte de la empresa.
• Deben estar justificados con toda la documentación necesaria. Debemos tener en cuenta que no todos los justificantes de gastos tienen un carácter de validez. Estos deben cumplir con ciertos factores tanto formales como temporales.
• Deben hallarse registrados en la contabilidad y de forma detallada. Es importante que cumplan con la normativa y los parámetros necesarios. Para hacer este trámite más cómodo y tener todas tus gestiones controladas durante el año, puedes ayudarte de distintos programas y softwares para ahorrar tiempo y agilizar los procesos. DevoluIVA ofrece un servicio de digitalización de gastos y te facilita automáticamente las facturas para que puedas reducir el IVA que te corresponde, con garantías.

También es importante remarcar qué…

• Deberás aplicar la prorrata del IVA si llevas a cabo dos actividades económicas con el IVA diferente y una de las dos está exenta. Esta determinará la proporción de IVA soportado que podrás deducir.
• Es importante realizar la deducción del IVA antes de que pasen cuatro años o perderás el derecho a hacerlo.
• El IVA solo será deducible si todo el gasto está ligado a la actividad de la empresa. Si el gasto solo es afecto un 50%, entonces el IVA solo será deducible al 50%.

¿Qué gastos son deducibles y no deducibles en el IVA?

Los gastos deducibles para una empresa, profesionales y autónomos son:

• Arrendamientos y cánones: es un gasto bastante frecuente y se trata del alquiler de tu despacho u oficina. Si trabajas desde tu hogar y este es alquilado, puedes deducir una parte del alquiler. Pasa lo mismo con el alquiler por el local donde se ejerce la actividad económica de la empresa. Pueden ser tantos despachos, como talleres y bares. En este caso el pago sí que lleva IVA, por lo que podría deducirse en su totalidad.
• Consumos de explotación: se trata de los materiales que son comprados para el buen funcionamiento de la actividad económica de la empresa. El IVA soportado solo será deducible si cumple con todos los requisitos anteriores. Si es así, entonces el IVA será legalmente deducido por completo. Las actividades accesorias también cuentan como gastos deducibles.
• Servicios de profesionales independientes: estos serían los abogados, notarios, auditores y economistas. El IVA soportado será deducible en su totalidad al contar con la factura correspondiente.
• Otros servicios exteriores: se trata de suministros, publicidad y la línea telefónica. Este tipo de gastos son deducibles hasta cierto punto y solo si están relacionados con la actividad económica de la empresa.
• Tributos fiscalmente deducibles: no es común que lleven IVA, pero existen ciertos precios públicos que sí que lo exigen. Como ejemplo tenemos el canon de recogida de residuos que lleva integrado el IVA deducible.
• Bienes de inversión: en este caso el proceso es un poco más complejo. El IVA de los bienes de invertidos a favor de la empresa son deducibles. No obstante, deben amortizarse y solo podrá deducirse el IVA si se deduce en el periodo de compra del producto. Por lo que deberá ser deducida en el mismo trimestre en el que se compre el bien o servicio. Y ser amortizada con el impuesto IRPF en los periodos siguientes.
• Otros gastos fiscalmente deducibles: estos son la adquisición de bienes no amortizables, la compra de libro, suscripción a revistas y boletines profesionales… Y cualquier otro gasto que esté directamente ligado a la empresa y su actividad económica.

Los sueldos, salarios, Seguridad Social y los gastos financieros están exentos de IVA

Los gastos no deducibles pero defendibles con sus debidos documentos y facturas son:

• Cualquier tipo de joyas, piedras preciosas o artículos elaborados con oro o platino. No está permitido desgravar el IVA de un producto con este tipo de características. Ni siquiera si está pensado para el cliente en específico.
• Alimentos, bebidas o tabaco. Es algo muy común regalar bombones o comida a los clientes para dejar una buena impresión. A pesar de eso, los alimentos, bebidas y tabaco no se consideran elementos adecuados para su deducción.
• Espectáculos y servicios de carácter recreativo. Si invitas al cliente a ver un partido o una obra de teatro, cuenta como gastos de relaciones públicas. Pero no cumple todos los requisitos para su deducción, por lo que deberás demostrarlo arduamente si quieres hacerlo.
• Bienes o servicios para la atención a clientes o terceras personas: los detalles para los clientes solo serán deducibles si son de un valor limitado o son productos de la empresa.
• Desplazamiento a viajes, hostelería y restauración: podrán ser deducibles si el IRPF o el Impuesto de Sociedades lo consideran así. Deben cumplir dos requisitos: hacer un uso exclusivo para la promoción de la empresa y tener relación con los ingresos.

Los gastos NO deducibles son:

• Los gastos en paraísos fiscales
• Las multas y sanciones
• Los donativos y liberalidades
• El IVA soportado deducido en la declaración trimestral del IVA.

IVA deducible en compra de coches

Si eres empresario, profesional o autónomo, tal vez utilices tu coche para cumplir con tus actividades en la empresa. Y lo más seguro es que también te preguntes como deducir los gastos de mantenimiento y compra de tu vehículo. A continuación, te daremos una breve explicación acerca de este tema siempre según lo que dice Hacienda en relación al IVA y el IRPF.

En primer lugar, debes saber que los gastos de tus vehículos solo serán deducibles dependiendo del caso del mismo. También de lo decidido que estés a demostrarle a Hacienda la deducibilidad de estos. Según Hacienda, si puedes demostrar que utilizas el coche para trabajar, podrás deducir hasta el 50% del IVA en adquisición y mantenimiento. Esto lo puedes hacer presentando:

• Una agenda de visitas con antigüedad. Debes demostrar que no es actual, o pensarán que la has hecho de un día para otro.
• Tu lista de clientes y el lugar y población donde viven
• Las visitas de tu empresa concretadas por mails
• Documentación que acredite que utilizas el coche para tus actividades con tu empresa
• Presupuestos donde se lea en lugar en el que se entregan los productos o mercancía y donde se lleva a cabo el servicio

Si tu intención es deducir el IVA el 100%, deberás acreditar qué tu vehículo

• Es utilizado únicamente para el servicio de transporte de viajeros mediante contraprestación.
• Vehículo mixto utilizado en el transporte de mercancías.
• Es utilizado para impartir clases de “autoescuela” para conductores mediante prestación.
• Utilizado en servicios de vigilancia o apoyo.
• Es utilizado para la realización de pruebas, ensayos o en la promoción de ventas.
• Utilizado para desplazar a los agentes comerciales o representantes.
• Es un vehículo utilizado únicamente para el transporte de materiales.
• Lleva un rotulo con nuestro nombre comercial o el de nuestra empresa.
• No es el único vehículo que posees y que tienes otro para uso personal.
• Esta catalogado con etiqueta de alternativa industrial.

En relación al IRPF, no hay posibilidad de deducir el 50% de los gastos. Solo podrás deducir el importe completo si vinculas al 100% los gastos con la actividad. Por último, deberás registrar la Base Imponible al 50% o al 100% dependiendo de tu situación. También deberás calcular el IVA soportado de ese 50% y rellenar el Modelo 130 haciendo ajustes sobre el total de gastos. Es decir, sumando todas las Bases Imponibles. Lo único que te quedará por hacer es restar en el total de gastos lo que no es fiscalmente deducible. Es importante que guardes todos tus notas y justificantes para que puedas demostrar, en caso de inspección, qué todo es correcto.

Cómo recuperar el IVA soportado de un bien o beneficio

Para recuperar el IVA soportado primero deberás declararlo rellenando el modelo 303 de IVA trimestral. Debes tener en cuenta que las casillas del IVA son las que ocupan desde el número 28 al 40. De la casilla 40 a la 36 deberás depositar la cuota de IVA de casa base imponible.

Las condiciones imprescindibles y formales para la recuperación del IVA son:

• Tener la factura donde consten los datos de la persona emisora (así como el nombre, el NIF o CIF, la dirección…), y los datos desglosados del producto en sí (cuota de IVA desglosada, base imponible…).

Los gastos deben quedar registrados en los libros de contabilidad de la empresa, profesional o autónomo.