Vivimos en plena era digital donde la globalización, las nuevas tecnologías, internet y los teléfonos móviles marcan un mercado altamente competitivo, donde las empresas necesitan modernizarse y apostar por la digitalización para poder conseguir su cuota de mercado.
La digitalización de las empresas es un proceso que afecta a todas sus áreas y departamentos, desde la fuerza de ventas, pasando por finanzas y logística, hasta atención al cliente y recursos humanos.
Nos encontramos en un buen momento para la digitalización del departamento de RR. HH., ya que las personas están cada vez más familiarizadas con la tecnología, por lo que las barreras para realizar este cambio son más sencillas de superar.
Una de las claves para poder llevar a cabo la ineludible realidad de la digitalización es la selección de un software para recursos humanos que se adapte a las necesidades de la empresa.
Índice del contenido
Qué es digitalización del departamento de RR. HH.
Cuando hablamos de la digitalización del departamento de recursos humanos, no solo hablamos de implementar una serie de herramientas de software para realizar los procesos y tareas habituales relacionadas con la gestión de personal. La digitalización de RR. HH. es un proceso más profundo que implica un cambio en la forma de hacer las cosas y en cómo se entiende la relación entre la empresa, los trabajadores y las herramientas y medios tecnológicos.
Para llevar a cabo la revolución que supone la digitalización de RR. HH. es necesario crear y fomentar una cultura de confianza entre la empresa y sus trabajadores. Apostar por la formación es clave para conseguir llevar a cabo una digitalización exitosa, pues será más sencillo todo el proceso de implantación y adopción de las nuevas herramientas que se utilicen en el día a día.
Por qué es necesario digitalizar el departamento de RR. HH.
Algunos de los principales beneficios que se obtienen al digitalizar RR. HH. son:
1. Ahorrar tiempo
Una de las principales ventajas de la digitalización de RR. HH. es el ahorro de tiempo que se consigue. En el día a día de una empresa se realizan una gran cantidad de procesos repetitivos que pueden ser automatizados gracias al uso de herramientas digitales. Esta automatización permite realizarlos de forma más rápida y sencilla, liberando un tiempo que los trabajadores pueden utilizar para otras tareas más importantes y productivas.
La digitalización de procesos como el registro de la jornada laboral o la firma de documentos hará que no se pierda tiempo valioso en estos procesos que se realizan cada día.
2. Mayor satisfacción del personal
La digitalización lleva asociada la optimización y automatización de muchas tareas que se llevan a cabo en el departamento de RR. HH. y que afectan de forma directa a los empleados de una empresa, como la confección de nóminas, la asignación de los periodos de vacaciones y los procesos de promoción interna, entre otros.
El uso de herramientas digitales para realizar este tipo de procesos evita o minimiza el número de errores, contribuyendo a crear un mejor clima laboral y a que los trabajadores se encuentren más satisfechos en su puesto de trabajo (nóminas bien confeccionadas y sin errores o distribución rápida y óptima de los periodos de vacaciones, por ejemplo).
3. Facilitar el trabajo colaborativo
Las herramientas digitales ayudan a que los equipos de trabajo y los distintos departamentos de la empresa puedan compartir datos y colaborar en distintas tareas de una forma más sencilla y eficiente.
La digitalización vence muchas barreras en cuanto al trabajo colaborativo, incluso cuando los trabajadores no se encuentran en la misma ubicación, pudiendo utilizar herramientas de trabajo y comunicación en remoto (trabajadores con movilidad o teletrabajadores, por ejemplo).
4. Mejorar el orden y la organización
Uno de los problemas a los que se enfrenta un departamento de recursos humanos es a la organización y gestión de toda la información que maneja. La digitalización ayuda a mantener el orden y evitar situaciones donde se pueden extraviar documentos o no es posible acceder a alguna información específica.
Qué soluciones de software utilizar para digitalizar RR. HH.
En el proceso de digitalización es clave implementar distintas herramientas de software para recursos humanos que permitan agilizar sus tareas habituales y conseguir que el funcionamiento del departamento sea más eficiente.
Podemos encontrar diferentes aplicaciones específicas para automatizar muchos de los procesos habituales en RR. HH., como, por ejemplo:
Gestión de nóminas
Uno de los asuntos que más preocupa a los trabajadores de una empresa, y que es responsabilidad del departamento de recursos humanos, es la confección de sus nóminas, pues de ello depende que reciban la remuneración adecuada en tiempo y forma.
Existen potentes programas de nóminas que permiten gestionar la retribución variable, realizar los procesos de revisión salarial, y confeccionar las nóminas de manera eficiente. Estas plataformas ayudan a realizar este trabajo a los responsables de RR. HH., reduciendo los posibles errores que puedan cometerse, y proporcionando a los trabajadores opciones extras en relación con sus nóminas (consulta de nóminas anteriores, descarga de nóminas…).
Portal del empleado
Proporcionar un portal del empleado es una gran decisión que puede tomar una empresa para mejorar sus servicios internos (hacia sus trabajadores), así como para facilitar la labor del departamento de RR. HH.
En el portal del empleado los trabajadores tendrán acceso a una gran cantidad de opciones e información de su interés como nóminas, calendario de vacaciones, posibilidad de abrir y consultar incidencias, información sobre promociones internas, solicitud de días libres, acceso a incentivos, y muchas otras funciones que mejoran su satisfacción y motivación.
Registro de la jornada
Uno de los procesos que realizan todas las empresas en su día a día, ya que la propia ley lo exige, es el registro de la jornada laboral. Los empleados deben anotar su entrada y salida de la empresa para poder disponer de un registro real de las horas que trabajan.
Este proceso necesita ser digitalizado para agilizar la entrada y salida de los empleados, evitando pérdidas de tiempo y errores asociados al registro manual de este tipo de tarea.
Con un programa para gestionar el registro de la jornada laboral, el trabajo del departamento de RR. HH. será mucho más sencillo, los trabajadores podrán registrar sus entradas y salidas de forma rápida, sencilla y fiables, y será más fácil acceder a la información sobre la jornada laboral (tanto para análisis y control interno de la empresa, como para proporcionar esta información si la inspección de trabajo lo solicita).
Análisis de datos
En la empresa se maneja una gran cantidad de información, teniendo mucha de ella relación con los trabajadores. Con un buen software de análisis de datos (business intelligence) para el departamento de recursos humanos, se pueden crear informes avanzados y paneles de mando para presentar la información en un formato visual y muy sencillo de entender.
Este tipo de informes y paneles ayudan a tener una visión global y real de lo que ocurre en la empresa, y ayuda a tomar decisiones más rápidas y certeras.
Comunicación interna
Los programas de comunicación interna que puede implementar el departamento de RR. HH. son una herramienta fundamental para poder difundir información y datos entre todas las áreas de la empresa. Este tipo de programas funciona como una red social corporativa que fomenta la participación de todos los trabajadores, ayudando a que la información fluya entre todos de una forma natural y sencilla.
Este tipo de programas, además de facilitar y fomentar la colaboración interna en la empresa, ayuda a los responsables de RR. HH. a comunicarse con los trabajadores de la empresa, de una forma rápida y directa.
El uso de software para recursos humanos es una parte fundamental en la digitalización del departamento. Las herramientas digitales automatizan muchas de las tareas que se realizan de forma habitual, liberando tiempo, agilizando procesos y ayudando a los miembros del departamento a realizar sus funciones de forma más eficiente.
CEO de Marketers Group. Agencia de marketing digital especializada en servicios de SEO, Publicidad digital y Business Analytics. Director del portal Tiempodenegocios.com. Formador in-company para empresas como Bayer, Roche, Evercom, Claró Partners entre otras.
