El crecimiento de las relaciones a nivel internacional y la apertura de mercados a nuevos países han llevado a muchas empresas a aumentar sus desplazamientos comerciales. Los viajes de negocio o comerciales son un pilar fundamental de éxito para cualquier empresa que desea ampliar su red de contactos y ventas.
Según el barómetro europeo de Viajes de Empresa publicado entonces, en 2018 iba a haber una mayor inversión en viajes empresariales respecto a 2017. Se prevé que las empresas españolas contratarán un 7% más de viajes de negocios. El mismo barómetro informa que se empieza a ver un creciente interés por la seguridad en los viajes, incluso por encima de la eficiencia del mismo o la reducción de los costes para la empresa.
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¿Qué objetivos persigue un viaje de negocios?
Organizar un viaje de negocios no es tarea fácil para ninguna empresa, por muy acostumbrada que esté a realizar este tipo de desplazamientos. El objetivo es garantizar que aporte los resultados esperados. Solo así tendrá sentido haber utilizado los recursos de la empresa: tanto el presupuesto, o tiempo invertido, como los empleados que viajan.
Para que el viaje de negocios acabe siendo productivo para la empresa, es necesario planificarlo y organizarlo al detalle. Evitar el mayor número de riesgos posibles y asegurar el bienestar de los empleados que viajan es fundamental para que el viaje corporativo sea un éxito.
Organizar un viaje de negocios
Desplazamientos y alojamiento
Se trata de decidir qué transporte se va a contratar para llegar al destino. No sólo se debería tener en cuenta el coste de los billetes. Las ofertas más económicas suelen ser vuelos que salen a primera hora de la mañana o a última hora de la noche, lo que puede suponer un coste adicional de transporte privado para llegar al aeropuerto o a la estación. Vuelos de aerolíneas low-cost pueden incluso llevar a aeropuertos más bien alejados de la ciudad de destino. Es mejor encontrar un equilibrio entre el precio y los horarios, para no sacrificar la comodidad del trabajador que va a viajar y aumentar su productividad. La reserva del alojamiento debe basarse en el mismo principio. Es importante buscar una categoría media que favorezca ambas partes, además de tener en cuenta la cercanía al lugar de reuniones para no perder tiempo en desplazamientos.
Organización de la agenda
Antes de salir de viaje de negocios es necesario revisar que todas las tareas y reuniones estén correctamente fijadas en la agenda. Fuera de la oficina es más fácil cometer errores y tener dudas sobre los horarios de reunión, lugares dónde ir, información básica del cliente y similares. Por esto, al planificar un viaje corporativo debe asegurarse de añadir la siguiente información en las entradas de la agenda:
- Ubicaciones concretas y mapas
- Restaurantes recomendados
- Medios de transportes y alternativas
- Tema y resumen de las reuniones
- Información del cliente
- Nombres y cargos del cliente
- Información de trato y enlaces del cliente: web, app, email, teléfono, etc.
Control de gastos
Para el departamento financiero de las empresas que realizan viajes de negocios suele ser una ardua tarea rastrear las diferencias entre las facturas de las agencias y los extractos bancarios, así como controlar los gastos de cada uno de los empleados. Para simplificar estas tareas a las compañías existen las Travel Account que son tarjetas de crédito para viajes empresariales que se emiten sin plástico y centralizan todos los pagos que contrate una empresa a su agencia de viajes. Con ello, se emite un extracto mensual en el que aparecen de forma detallada cada uno de los gastos ya conciliados. Este tipo de cuentas son ofrecidas por compañías como Diners Club Spain. Por otra parte, gracias a estos datos tan detallados de los gastos, el departamento de compras de la empresa puede hacer un análisis y así negociar tarifas con los proveedores de viaje más habituales para reducirlos costes de los futuros viajes de sus empleados.
Asistencia durante el viaje
Es importante que la empresa tenga un procedimiento para los pasos a seguir si al empleado le ocurre cualquier imprevisto durante el viaje. Un seguro de asistencia en viaje puede ser una buena solución para estas ocasiones. Estos seguros pueden ser contratados de forma convencional en cualquier aseguradora. Otra opción son las tarjetas especializadas en los viajes corporativos que también ofrecen coberturas de asistencia siempre y cuando el viaje del empleado se haya pagado a través de la misma.
Soporte tecnológico
Resulta ya difícil imaginarse cómo hace unas décadas se viajaba sin gadgets. Estas herramientas han facilitado las necesidades empresariales, tanto en gestión de tareas como para comunicaciones internas. Llevarse la oficina en el bolsillo supone una libertad de movimiento básica para triunfar en los negocios 2.0. El smartphone, la tablet y el ordenador portátil son dispositivos indispensables para cualquier trabajador que tenga que realizar viajes de negocio. Además de tener la función de soporte en las reuniones, sirven para la comunicación simultánea con la oficina central.
Los seguros del viaje de empresa
Es la parte del viaje que solo se mira cuando algo sale mal, y para entonces ya no se puede contratar. Conviene distinguir tres coberturas que se confunden a menudo y que no se sustituyen entre sí.
La asistencia en viaje cubre lo que le pasa a la persona durante el desplazamiento: gastos médicos en el extranjero, repatriación, pérdida de equipaje o de conexiones. Muchas tarjetas de empresa la incluyen, pero con límites que conviene leer antes de dar por hecho que se está cubierto.
El accidente de trabajo sigue siéndolo aunque ocurra a mil kilómetros: el desplazamiento por motivos laborales está dentro de la jornada a estos efectos, con las consecuencias que eso tiene para la empresa.
La responsabilidad civil es la que casi nadie asocia a un viaje y la que puede salir más cara. Si durante la visita a un cliente o en una feria se causa un daño a un tercero —a una persona, a una instalación o a material ajeno—, quien responde es la empresa. Que esa cobertura funcione fuera de España y en el país de destino no es automático: depende del ámbito territorial que tenga contratado la póliza.
Antes de un viaje internacional merece la pena comprobar tres cosas en el condicionado: el ámbito geográfico, si están incluidos los trabajos y demostraciones fuera de las instalaciones propias, y el sublímite aplicable. Qué cubre exactamente cada modalidad, y cuáles son las exclusiones que dejan fuera precisamente estos casos, está desarrollado en qué cubre un seguro de responsabilidad civil de empresa.
Para autónomos y empresas pequeñas, que son quienes más viajan sin estructura detrás, el repaso general de qué seguros contratar en una pyme ayuda a ver si el viaje está realmente cubierto o solo se da por supuesto.
