Cuánto cobra un administrador de fincas y qué incluye el precio

No existe una tarifa oficial de administrador de fincas: desde 2009 la ley prohíbe a los colegios profesionales publicar baremos de honorarios. El precio se pacta libremente con cada despacho, se suele calcular por vivienda y mes, y lo que de verdad mueve la cifra no es el tamaño del edificio sino qué entra y qué no en la cuota.

Por eso, cuando se buscan precios, aparecen horquillas que no cuadran entre sí: cada una sale del listado comercial de un despacho distinto y ninguna es una referencia oficial, porque no puede haberla. Lo útil no es la cifra media, es saber leer el presupuesto.

Por qué no hay una tarifa oficial

La Ley de Colegios Profesionales, tras la reforma de 2009, es explícita: «Los Colegios Profesionales y sus organizaciones colegiales no podrán establecer baremos orientativos ni cualquier otra orientación, recomendación, directriz, norma o regla sobre honorarios profesionales». La única excepción que contempla son los criterios de los colegios de abogados para tasación de costas (Ley 2/1974, texto consolidado en el BOE).

Es decir: cualquier «tarifa del colegio» que le enseñen es, como mucho, la tarifa de ese despacho. La consecuencia práctica es que el precio solo significa algo comparado con el alcance, y que pedir tres presupuestos no es desconfianza, es la única manera de tener una referencia.

Cómo se construye el precio

Casi todos los presupuestos se apoyan en una de estas dos unidades, y conviene saber cuál le están aplicando:

• Por vivienda y mes. Una cantidad por cada elemento privativo, facturada mensual o trimestralmente a la comunidad. Es la más extendida y la más fácil de comparar entre despachos.
• Cuota fija por comunidad. Un importe cerrado independiente del número de vecinos. Suele aparecer en comunidades pequeñas, donde el precio por vivienda saldría por debajo del coste de atenderla.

Sobre esa base pesan tres cosas. El número de elementos privativos, porque no cuesta lo mismo llevar la contabilidad y las notificaciones de ocho viviendas que de ochenta. Los servicios comunes: piscina, jardín, ascensores, portería o garaje añaden contratos, mantenimientos, seguros y responsabilidades que alguien tiene que revisar. Y el estado de la comunidad: un edificio con obra pendiente, derramas en curso o vecinos que no pagan consume varias veces el tiempo de una comunidad tranquila.

Lo que casi nunca entra en la cuota

Aquí es donde dos presupuestos aparentemente iguales dejan de serlo. Estos conceptos suelen facturarse aparte, y son justo los que aparecen cuando hay un problema:

• Juntas extraordinarias. La ordinaria anual va incluida; las demás, casi nunca.
• Reclamación de impagos. La preparación del expediente y el seguimiento del procedimiento monitorio se cobran por actuación.
• Gestión de siniestros. Tramitar un parte con la aseguradora, coordinar peritos y seguir la reparación.
• Obras y derramas. Es habitual un honorario específico por la gestión de la obra, a veces como porcentaje del importe. Pregunte el porcentaje y sobre qué base se calcula.
• Certificados y cambios de titularidad. El certificado de estar al corriente de pagos que se pide en cada compraventa.
• Desplazamientos y visitas al inmueble por encima de un número al año.

Un presupuesto barato con todos estos conceptos fuera puede acabar costando más que uno caro que los incluya. La pregunta que ordena la conversación es sencilla: ¿qué me vas a facturar aparte durante un año normal?

Qué está obligado a hacer, según la ley

Las funciones no son las que ponga el folleto: están tasadas. La Ley de Propiedad Horizontal atribuye al administrador «velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios», «preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles», «atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes», «ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes» y «actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad», además de «todas las demás atribuciones que se confieran por la Junta» (artículo 20 de la LPH en el BOE).

Fíjese en la última: lo que se le encargue por acuerdo de la junta también es su función. Ahí es donde se cuelan tareas que después nadie recuerda haber aprobado, y donde conviene que el acta sea concreta.

No hace falta que sea colegiado

Lo dice la propia ley: el cargo «podrá ser ejercido por cualquier propietario, así como por personas físicas con cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida para ejercer dichas funciones», y también puede recaer en personas jurídicas. Es más, por defecto «las funciones del secretario y del administrador serán ejercidas por el presidente de la comunidad», salvo que los estatutos o un acuerdo de la junta separen los cargos.

Traducido: una comunidad pequeña puede autogestionarse legalmente, y contratar a un profesional es una decisión de conveniencia, no una obligación. Lo que sí conviene comprobar antes de firmar es qué respalda a quien contrata: seguro de responsabilidad civil profesional en vigor, quién cubre el puesto en vacaciones y en qué cuenta bancaria está el dinero de la comunidad. Ese último punto no es menor: la cuenta debe estar a nombre de la comunidad, no del despacho.

Si la finca está en Cataluña, la norma es otra

La Ley de Propiedad Horizontal no se aplica en Cataluña. Allí la propiedad horizontal se rige por el libro quinto del Código civil de Cataluña (Ley 5/2006, de derechos reales), con su propio régimen de órganos de la comunidad, mayorías y plazos.

La consecuencia práctica: un contrato, un modelo de acta o un presupuesto redactados sobre el articulado estatal no encajan sin más en una comunidad catalana. Si busca despacho en la provincia, merece la pena preguntarlo de entrada; en la comparativa de administradores de fincas en Barcelona es uno de los puntos que separa a los despachos que trabajan la plaza de los que la tocan de paso.

Cómo comparar tres presupuestos

Póngalos en columnas y rellene siempre las mismas filas:

1. Unidad de facturación: por vivienda y mes, o cuota fija.
2. Qué incluye el fee base, junta ordinaria incluida.
3. Precio de la junta extraordinaria.
4. Honorario por reclamación de impagados y en qué momento se devenga.
5. Honorario por gestión de obra: importe o porcentaje, y sobre qué base.
6. Número de visitas al inmueble incluidas al año.
7. Plazo de respuesta comprometido y canal de contacto.
8. Quién firma y quién atiende el día a día.
9. Titularidad de la cuenta bancaria de la comunidad.
10. Seguro de responsabilidad civil profesional.

Con esas diez filas, la diferencia de precio deja de ser una intuición. Y si la comunidad tiene contratados servicios propios —mantenimiento, limpieza, jardinería—, aproveche para revisar también las pólizas: los tipos de seguro de responsabilidad civil que cubren a la comunidad como titular del edificio no siempre están donde se cree.

Cómo se cambia de administrador

Salvo que los estatutos digan otra cosa, «el nombramiento de los órganos de gobierno se hará por el plazo de un año», y los designados «podrán ser removidos de su cargo antes de la expiración del mandato por acuerdo de la Junta de propietarios, convocada en sesión extraordinaria».

O sea: el cargo se renueva cada año y se puede cambiar antes con un acuerdo de junta extraordinaria. Lo que suele complicar el cambio no es la ley, es la entrega: documentación, contabilidad, contratos en vigor, actas y el saldo de la cuenta. Conviene fijar en el acuerdo una fecha de entrega y una relación de lo que tiene que entregarse.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cobra un administrador de fincas al mes?

No hay una cifra de referencia oficial, porque la ley impide a los colegios publicar baremos. Lo habitual es que se facture por vivienda y mes, y el importe depende del número de viviendas, de los servicios comunes del edificio y de cuánto entra en el fee base. Compare tres presupuestos con el mismo desglose.

¿Cuánto cobra una gestoría por llevar una comunidad?

El servicio se cotiza igual que el de un despacho especializado: por vivienda y mes o con cuota fija. La diferencia relevante no es el tipo de empresa, sino si asume las funciones del artículo 20 de la LPH y quién responde cuando hay un siniestro o un impago.

¿Quién paga los honorarios del administrador?

La comunidad, con cargo al presupuesto anual aprobado en junta, y cada propietario contribuye según su cuota de participación. No es un gasto que se reparta por cabezas.

¿Es obligatorio tener un administrador de fincas?

No. Por defecto las funciones de secretario y administrador las ejerce el presidente de la comunidad, y solo se proveen por separado si lo dicen los estatutos o lo acuerda la junta. Contratar a un profesional es una decisión de la comunidad.

¿Se puede cambiar de administrador antes de que acabe el año?

Sí. La junta de propietarios puede removerlo antes de que expire el mandato, convocada en sesión extraordinaria. Lo prudente es acordar en la misma junta la fecha y el contenido de la entrega de documentación.

¿Qué pasa si el administrador no entrega la documentación?

La documentación es de la comunidad y él la custodia a disposición de los titulares por mandato legal. Ante una negativa, el camino es un requerimiento formal por parte del presidente entrante y, si persiste, la reclamación por la vía correspondiente.

Javier Sancho Piqueras

Propietario y responsable editorial de Tiempo de Negocios. Consultor de analítica digital con 14 años de experiencia en GA4, GTM, BigQuery y Looker Studio para empresas como Salvat, Girbau, Molins o Rosa Clará, y COO Fraccional para pymes, startups y agencias. Ingeniero informático y fundador de Datapeek. Formador en escuelas de negocios y universidades como INESDI, OBS, EAE y Tecnocampus.