Los eventos que se recuerdan no son una casualidad. Organizar y montar un evento requiere planificación, trabajo y dedicación. Son muchas las empresas que organizan conferencias, ponencias, charlas, formaciones, presentaciones, etc. durante el año. Recopilamos algunos consejos útiles para poder planificar y organizar un evento de empresa:
Índice del contenido
Planificación de eventos: ¿Cómo empezamos?
Decidir sobre su público objetivo
El primer paso, antes de hacer cualquier otra cosa, debería ser definir claramente quién es tu público objetivo. A partir de esto, todas las demás decisiones estarán en su lugar en términos de formato, contenido, precios, ubicación, etc. Este enfoque estructurado ayudará a mantener todos los esfuerzos en el logro de objetivos específicos y evitará errores habituales por falta de estrategia.
Redactar una lista de tareas
El espacio del evento, la iluminación, el transporte público, el catering, etc. Hasta el último detalle es importante en la organización de un evento. Hacer una lista de todo lo que se tendrá que tener en cuenta, es la garantía que nada va a pasar por alto.
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Presupuesto: cómo pagar el evento
Será de utilidad desarrollar un «plan de financiamiento» para el evento. La mayoría de los eventos se financian con patrocinios, ventas de números, presupuestos internos, o una combinación de los tres. En cuanto se disponga del presupuesto real para el evento, se deberá estimar a qué gastos se enfrenta. Así se podrán elegir y negociar los espacios, catering, técnicos, etc. en base al presupuesto. En el caso de disponer de financiación externa por de patrocinadores, tenga en cuenta la negociación y garantice un beneficio mutuo. Algunas empresas pequeñas con presupuestos muy ajustados ya están usando el crowdfunding como una nueva opción para recaudar dinero para un evento.
Equipo de trabajo del evento: aprender a delegar
Las responsabilidades deben asignarse a cada una de las personas del equipo. No importa el tamaño de la empresa siempre es mejor delegar las responsabilidades. Siempre que sea posible, permita a los miembros del equipo de trabajo del evento que tomen el control de las áreas que más disfrutan. Por ejemplo, permita que los perfiles más extrovertidos de su empresa lleven las tareas de relaciones públicas, los más sensibles se encarguen de los detalles de la restauración. Cuanto más disfruten en sus responsabilidades, más probabilidades habrá de que el resultado sea un éxito. Estará bien involucrar otras áreas de la empresa que pueden participar activamente del evento. Por ejemplo, estará bien que el equipo de redes sociales cubra el acto y le de difusión por los canales corporativos.
Actitud resolutiva ante el evento
La flexibilidad ante las adversidades y conocer las propias limitaciones serán dos valores fundamentales del equipo de eventos que servirán para que la organización salga adelante. Siempre hay imprevistos de última hora, cambios de ubicación del evento, retrasos de hora, ponentes que no llegan a la cita, problemas de sonido o iluminación, etc.
Plan de contingencia: ¿Qué hacer cuando las cosas van mal?
Antes de que se celebre el evento, deben detectarse aquellos puntos débiles que podrían provocar problemas durante ese día: ¿qué podría salir mal? ¿Cómo podríamos resolverlo rápidamente? Esta es una manera de anticiparse a lo inesperado. ¿Cómo podréis sobrellevar la situación y seguir adelante?
Tener en cuenta recursos que pueden resolver un problema o vacío de última hora será de gran ayuda. Aunque planificar con anticipación es una gran fórmula para el éxito, nunca es suficiente. Algo inesperado siempre surge. Por lo tanto, vale la pena disponer de algo de presupuesto (por poco que sea) para circunstancias del momento. Por ejemplo, haber quedado corto con el catering, impresión de más programas, alojamiento extra de invitados, pago de taxis, etc.
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