Uno de los factores determinantes para la sostenibilidad de un negocio en el tiempo es la planificación. Sólo previendo de forma adecuada la magnitud de las ventas y las necesidades operativas se podrá hacer frente. Todo esto de forma eficiente a los requerimientos del negocio, evitando trabas que puedan impactar a la calidad del producto. Como también la imposibilidad de atender la demanda o erogaciones de dinero innecesarias. Siempre para responder “de emergencia” a requerimientos de materia prima, personal, almacenamiento, distribución y promoción de los productos y servicios. Una buena previsión económica te hará estar seguro de cada paso que realices en la empresa.
La capacidad de hacer una previsión económica no sólo es relevante desde la perspectiva netamente económica. Este es el factor primordial para casi todas las áreas del negocio. En este sentido, las proyecciones económicas que se efectúen condicionarán las operaciones de las áreas comerciales. También las provisiones, recursos humanos, finanzas, marketing, TI y hasta servicios generales. Todas deben trazar objetivos y prestar apoyo para la consecución de planes que harán posible el cumplimiento de estas previsiones.
Efectuar previsiones económicas donde pueda verse más allá del muy corto plazo. Esto permitirá analizar además la viabilidad de las inversiones en el tiempo. Desde el dinero invertido en inmuebles y maquinarias hasta los gastos que se efectúen en campañas de marketing. En este análisis estás tomando en cuenta horizontes temporales más amplios que podrán permitir determinar si merecen la pena. Asimismo, el tamaño de la plantilla de la empresa y la cantidad de inventario a tener, dependerán de las previsiones efectuadas. Todo esto permitirá disponer de recursos a tiempo y reducir
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Las previsiones económicas
Las previsiones económicas pueden –y deben- efectuarse tomando en cuenta distintos planos temporales. Empezando por la planificación de los ejercicios mensuales, trimestrales y anuales, pero incluyendo proyecciones de mediano y largo plazo (p. ej. 3 y 5 años, respectivamente).
Naturalmente, en la medida en que se extienda el plano temporal de la previsión, mayor será el grado de incertidumbre en los distintos factores que la afectan y, por lo tanto, su precisión irá disminuyendo mientras más largo sea el plazo. Sin embargo, esto no hace menos valiosa la utilidad de la previsión. Dado que esta permite tener una mejor idea para prepararse y dirigir con mayor precisión la organización. Esto permite trazar un plan de acción que pueda ser revisado y corregido con el pasar del tiempo, reduciendo la incertidumbre en la toma de decisiones.
Aspectos a tomar en cuenta para efectuar una previsión
Para poder efectuar una previsión económica adecuada, debe tenerse un claro:
- Entendimiento del modelo de negocio.
- El portafolio de productos y servicios.
- El contexto tanto interno (historial de precios, productos, volúmenes, etc.) como externo (sector, mercado, competidores, etc.) de la empresa.
En este sentido, cualquier proyección efectuada debe estar apropiadamente contextualizada. También atendida a condiciones realistas basadas en el ámbito, historia y posibilidades de la organización.
Asimismo, si bien las previsiones económicas deben responder a los objetivos de la organización, estos deben trazarse sin dejarse influenciar por presiones de metas excesivamente optimistas y desvinculadas de parámetros reales. Las proyecciones que se efectúen deben poderse cumplir teniendo en cuenta los recursos económicos. También los humanos y técnicos de los que dispone la empresa.
¿Cómo realizar una previsión económica?
Para los casos de una empresa con algún tiempo de operación, el punto de partida fundamental para cualquier previsión económica serán los datos de sus ejercicios pasados. Las cifras de ingresos, costes y ganancias, así como su evolución en el tiempo permitirán determinar si una previsión para un ejercicio futuro tiene alguna concordancia con las tasas de crecimiento (o decrecimiento) de los distintos aspectos en los estados financieros de la empresa.
Los resultados pasados son una fuente fundamental de información. Nos permitirán determinar de forma rápida si unos objetivos futuros están adecuadamente proyectados. Por ejemplo, si se plantea un crecimiento de ingresos en una proporción mayor a cualquiera de los ejercicios pasados. Todo ello sin ningún cambio de estrategia que lo justifique, puede constituir una indicación que la proyección debe ser revisada.
Sin embargo, tanto o más importante puede ser la información en cuanto a volúmenes de unidades vendidas o servicios ejecutados. Como también la producción, materia prima requerida, cantidad y productividad de la mano de obra y maquinaria, entre otros aspectos. Esta información podrá ser fundamental para evaluar además otros aspectos estratégicos. En este sentido, esta información puede permitir analizar el impacto de modificaciones estratégicas tales como la incorporación o remoción de personal, inversiones en maquinaria u otros recursos, entre otros aspectos. Esto permitirá además observar los impactos de las variaciones de precios en los ingresos y egresos.
Por su parte, las previsiones económicas para nuevas empresas resultan bastante más retadoras. Estas partirán de un plan de negocios en el cual la disponibilidad de información es indispensable. Esto generará la necesidad de investigar lo más posible para poder efectuar una proyección de la forma más educada posible.
La investigación en las previsiones económicas
Obtener información de otras organizaciones que se desenvuelvan en el mismo ámbito. Conocer parámetros de productividad de personal y equipamiento. Conocer los precios de venta de productos y servicios de empresas competidoras. Así como muchos otros factores, permitirán efectuar estimaciones más acertadas y realistas de una organización que está empezando su operación.
En definitiva, las previsiones deben ser llevadas a cabo con base en la mayor cantidad de información que sea posible. Cuanto más se desglose cada uno de los factores que componen las partidas de ingresos, gastos y costes, mayor será la precisión de las estimaciones. Asimismo, tener la posibilidad de analizar cada componente de ingreso y erogaciones. Esto permitirá conocer y alterar cada detalle y poder efectuar una previsión económica más acertada.
Es importante que la previsión económica no sea producto de aspiraciones autocomplacientes ni de escenarios excesivamente pesimistas. Mantener las previsiones como el producto de un análisis objetivo permitirá generar una herramienta de gran valor para la toma de decisiones de las organizaciones. Una adecuada proyección económica permitirá efectuar predicciones alcanzables, evitando pérdidas económicas e inestabilidad del negocio.
Previsiones económicas bajo escenarios
Al momento de realizar previsiones es positivo efectuar proyecciones bajo distintos escenarios factibles. Tomando en cuenta los distintos factores de mayor relevancia que puedan tener un impacto sensible en los resultados. Por ejemplo, en un entorno macroeconómico volátil, tomar en cuenta la variación de precios de materias primas, tipo de cambio, inflación, entre otras, evaluar el impacto de los distintos escenarios posibles ayudará a prever la situación de la organización no sólo limitándose a un escenario favorable, sino de situaciones donde los progresos sean más conservadores o donde algunas condiciones desfavorables se materialicen.
Los 3 escenarios recomendados en una previsión
Usualmente se recomienda desarrollar al menos tres escenarios como previsiones:
El primero de ellos debe responder a un escenario favorable. Donde se ajusten todos los factores requeridos para alcanzar los objetivos establecidos. En este escenario favorable se deberá hacer la proyección de crecimiento de ventas que la organización espere conseguir, así como los costes subsecuentes que harán posible la consecución de estos objetivos.- En segundo lugar, es recomendable efectuar un escenario neutro. Donde los ingresos se mantengan constantes. Este escenario permitirá analizar las condiciones de la organización si las ventas se mantienen en los niveles actuales. Este escenario es bastante útil para evaluar la viabilidad de inversiones, donde quizás no se obtiene ningún aumento en las ventas –que quizás se estaba esperando- a pesar de la ejecución de importantes erogaciones de recursos económicos.
- El tercero de los escenarios tiene que ver con el escenario desfavorable. Donde se cristalicen algunas de las posibles amenazas que podrían avizorarse en el futuro cercano. Ejemplos de esto podría ser la entrada de un competidor al mercado que “robe” una fracción de los clientes de los que disponía la organización en ejercicios pasados, o el encarecimiento de materias primas o capital humano que podría reducir los márgenes o empujar el aumento de los precios de venta y una caída en la demanda. Este escenario permitirá analizar qué pasará con la organización ante condiciones desfavorables y su capacidad de hacer frente a ellos.
El primero de ellos debe responder a un escenario favorable. Donde se ajusten todos los factores requeridos para alcanzar los objetivos establecidos. En este escenario favorable se deberá hacer la proyección de crecimiento de ventas que la organización espere conseguir, así como los costes subsecuentes que harán posible la consecución de estos objetivos.
En segundo lugar, es recomendable efectuar un escenario neutro. Donde los ingresos se mantengan constantes. Este escenario permitirá analizar las condiciones de la organización si las ventas se mantienen en los niveles actuales. Este escenario es bastante útil para evaluar la viabilidad de inversiones, donde quizás no se obtiene ningún aumento en las ventas –que quizás se estaba esperando- a pesar de la ejecución de importantes erogaciones de recursos económicos.
El tercero de los escenarios tiene que ver con el escenario desfavorable. Donde se cristalicen algunas de las posibles amenazas que podrían avizorarse en el futuro cercano. Ejemplos de esto podría ser la entrada de un competidor al mercado que “robe” una fracción de los clientes de los que disponía la organización en ejercicios pasados, o el encarecimiento de materias primas o capital humano que podría reducir los márgenes o empujar el aumento de los precios de venta y una caída en la demanda. Este escenario permitirá analizar qué pasará con la organización ante condiciones desfavorables y su capacidad de hacer frente a ellos.La lectura de un escenario económico
Este escenario permitirá la preparación de planes en caso que ocurran situaciones desfavorables. Por ejemplo, si hay una caída en las ventas, la gerencia podrá estar preparada para tomar las decisiones más adecuadas. Podrá hacer frente a esta situación adversa, tales como la reducción de costes para evitar pérdidas económicas, o entender hasta qué punto tendrían capacidad de hacer frente a un escenario desfavorables sin tener que tomar decisiones drásticas como reducir sensiblemente la cantidad de personal. Más aún, inclusive en este ejemplo, disponer un análisis de un escenario negativo con un buen desglose de los ingresos y costes, permitirá conocer de antemano dónde iniciar con una estrategia de reducción de costes y dónde no vale la pena invertir esfuerzos.
La importancia de efectuar un análisis profundo de gastos y costes
El análisis de costes y gastos debe hacerse de una forma tan exhaustiva como las distintas proyecciones que se efectúe sobre las ventas y demás ingresos.
Los costes y gastos tienen una gran relevancia. Suelen ser dejados de lado cuando se efectúa las distintas proyecciones y escenarios económicos. En este sentido, muchas veces se centra la atención en efectuar previsiones de ventas donde básicamente se da por sentado que los costes evolucionarán proporcionalmente. Sin embargo, este no siempre es el caso.
Usualmente las fluctuaciones en las ventas son bastante más progresivas que la de los costes asociados. En este sentido, puede que vender unas cuantas unidades adicionales de un producto supongan un crecimiento más que proporcional en los costes, generando que los márgenes decrezcan o hasta que se generen pérdidas.
Esto se hace bastante evidente cuando, por ejemplo, se está trabajando al tope de la capacidad. Tanto de la maquinaria y equipos existentes, donde para aumentar la producción tendría que incurrirse en una inversión bastante costosa para conseguirla. Quizás pueda pensarse que este es un fenómeno casi exclusivo de un entorno industria, ocurre hasta en las organizaciones emergentes más simples. En este sentido, quizás en una pequeña empresa de diseño gráfico, para poder atender un nuevo proyecto se requiera contar con una persona adicional que, aunque no trabaje al tope de su capacidad, contará con un sueldo fijo y requerirá al menos de un nuevo ordenador con el software necesario para ejecutar sus tareas.
Por el otro lado de la misma moneda, puede obtenerse un incremento de las ventas sin un aumento sensible en los costes si los factores empleados no se encuentran al tope de su capacidad. Volviendo al caso de la empresa de diseño citada anteriormente, una vez que se contrate al nuevo empleado, este podrá tomar nuevos proyectos hasta que se colme su propia capacidad, sin que esto suponga un coste adicional para la organización más allá de los que venía incurriendo.
Consideraciones sobre la previsión económica
En definitiva, es precisamente el entendimiento de todos los factores que influyen en el proceso productivo de la organización lo que permitirá alcanzar una previsión económica adecuada. Conocer cómo cada aspecto encaja en el proceso productivo de la organización permitirá ejecutar proyecciones cada vez más acertadas.
Asimismo, todo esto permitirá detectar varios aspectos donde podrían establecerse mejoras que hagan al negocio más eficiente y rentable. En este sentido, las previsiones económicas son de gran utilidad para poder prever condiciones futuras y trazar estrategias no sólo para la consecución de ciertos objetivos, sino para mitigar los efectos de posibles condiciones desfavorables.
Además, todo el análisis que conlleva la ejecución de una buena previsión económica permitirá además detectar varios puntos de mejora en la organización y buscar soluciones para trazar estrategias que permitan fortalecer estos aspectos y generar una organización mucho más sólida.
La construcción de una previsión económica es una actividad que debe involucrar a todos los actores relevantes de la organización en tanto, como se mencionó anteriormente, todos deben estar comprometidos a contribuir para su logro. Asimismo, la participación de todas las áreas de la organización en este proceso permitirá que ningún aspecto sea obviado o su importancia sea pasada por alto.
Finalmente, las discusiones que se abren durante la ejecución de una previsión económica permitirán detectar las necesidades de ciertas áreas de la empresa que quizás han sido marginadas hasta el momento, y facilitarán la confluencia de ideas para alcanzar objetivos.
CEO de Marketers Group. Agencia de marketing digital especializada en servicios de SEO, Publicidad digital y Business Analytics. Director del portal Tiempodenegocios.com. Formador in-company para empresas como Bayer, Roche, Evercom, Claró Partners entre otras.
